Zacznij od ustalenia, gdzie pracownik będzie rzeczywiście wykonywał zadania. Zatrudnienie Amerykanina lub Kanadyjczyka w polskim biurze, praca z jego mieszkania w Polsce oraz współpraca z osobą pozostającą w USA lub Kanadzie to różne sytuacje. Samo określenie „remote” w ofercie nie rozstrzyga obowiązków firmy.
Ten poradnik opisuje polskie formalności migracyjne i pomaga przygotować opis planowanej współpracy. Nie ustala obowiązków podatkowych, płacowych ani prawa pracy właściwego dla konkretnego stanu USA lub prowincji Kanady. Przy pracy wykonywanej za granicą te kwestie wymagają oddzielnej oceny przed ustaleniem daty rozpoczęcia.
Obywatel USA lub Kanady przenosi się do Polski
Sprawdź podstawę pobytu oraz podstawę wykonywania pracy. Obywatelstwo USA lub Kanady nie jest odpowiednikiem obywatelstwa UE i nie daje automatycznie swobody zatrudnienia w Polsce. Dla standardowego zatrudnienia bez indywidualnego zwolnienia trzeba ustalić odpowiednią ścieżkę, np. zezwolenie na pracę oraz dopuszczalny tytuł pobytowy.
Możliwość krótkiej podróży bez wizy nie zastępuje prawa do pracy i planu dłuższego pobytu. Przed relokacją ustal długość projektu oraz dokument, na którym pracownik ma przebywać w Polsce. Unikaj planowania wielomiesięcznego zatrudnienia wyłącznie na podstawie założenia, że kolejne wyjazdy odnowią dopuszczalny pobyt. Zobacz poradniki USA i Kanada.
Podstawy dostępu do polskiego rynku pracy określa art. 3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom; zasady ruchu bezwizowego są odrębnym zagadnieniem opisanym w poradniku o pobycie bezwizowym i pracy.
Czy praca z mieszkania w Polsce wymaga innej analizy niż praca w biurze?
Przy umowie z polskim pracodawcą wykonywanie zadań z mieszkania w Polsce nadal oznacza wykonywanie ich na terytorium Polski. Uzgodnienie pracy zdalnej nie znosi obowiązków dotyczących cudzoziemca. Dokumenty oraz warunki zatrudnienia muszą odpowiadać rzeczywistemu modelowi pracy.
Ustal adres lub zasady uzgadniania miejsca wykonywania zadań, zakres obowiązków oraz planowane podróże. Jeżeli pracownik zachowuje umowę z zagraniczną spółką i przyjeżdża do polskiej części grupy, zbadaj, czy w sprawie występuje delegowanie lub inny szczególny model. Nie wybieraj procedury dla polskiej umowy tylko dlatego, że przyjmujący zespół pracuje w Warszawie.
Pracownik zostaje w USA albo Kanadzie
Gdy osoba wykonuje pracę w całości poza Polską, polskie zezwolenie na pracę nie służy legalizacji jej pracy na terytorium USA lub Kanady. Trzeba ustalić wymagania miejsca wykonywania pracy, dopuszczalny model zatrudnienia, obowiązki rejestracyjne i płacowe oraz właściwe ubezpieczenia.
Sporządź opis współpracy dla osoby analizującej te obowiązki: kraj i region zamieszkania, miejsce pracy, pracodawca, rodzaj umowy, plan podróży i sposób kierowania zadaniami. Ten poradnik nie rozstrzyga zagranicznych podatków ani wyboru prawa dla umowy. Tych kwestii nie da się ustalić wyłącznie na podstawie paszportu.
Czy Kanada ma specjalny program dla młodych osób?
Tak. Oficjalny program mobilności Polska–Kanada przewiduje możliwości pobytu i pracy dla obywateli Kanady w wieku 18–35 lat, w określonych kategoriach i przez okres do roku. Placówka opisuje m.in. rozwój zawodowy, praktyki oraz podróż połączoną z okazjonalną pracą. Dla uczestników spełniających warunki właściwej kategorii wskazuje pracę bez zezwolenia.
Pracodawca powinien sprawdzić rzeczywisty dokument i warunki udziału. Sam wiek oraz kanadyjski paszport nie czynią osoby uczestnikiem programu. Nie stosuj też tych reguł do obywatela USA ani do każdego rodzaju stałej relokacji zawodowej.
A jeśli kandydat ma drugie obywatelstwo lub szczególne uprawnienie?
Wyjaśnij tę okoliczność przed rozpoczęciem standardowej procedury dla obywatela państwa trzeciego. Potwierdzone polskie obywatelstwo lub uprawnienia wynikające z obywatelstwa innego państwa UE mogą zasadniczo zmieniać analizę. Podobnej odrębnej oceny wymagają uprawnienia obywateli państw EOG i Szwajcarii oraz osób objętych Umową Wystąpienia Zjednoczonego Królestwa. Sam brytyjski paszport nie potwierdza objęcia tą umową. Rodzinne pochodzenie i deklaracja zamiaru uzyskania paszportu nie zastępują potwierdzenia statusu. Podstawy wskazują art. 1 ust. 4 pkt 6 oraz art. 3 ustawy.
Co uzgodnić przed podpisaniem oferty?
Wpisz miejsce faktycznej pracy, model zatrudnienia i najwcześniejszy dopuszczalny start. Oddziel analizę migracyjną od ubezpieczeń i podatków; żaden z tych obszarów nie zastępuje pozostałych. A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo zabezpieczenia społecznego w ramach koordynacji europejskiej. Przy zastosowaniu odpowiedniej umowy dwustronnej ZUS opisuje odrębne zaświadczenia: PL/USA 1 dla USA i PL-CAN 01 dla Kanady. Dobór reżimu i dokumentu zależy od konkretnej sytuacji; żaden z nich nie zastępuje podstawy pracy ani pobytu. Pomocne są poradnik o delegowaniu i podstawowe informacje o ZUS i podatkach.
Brief do ustalenia modelu współpracy
Poniższą tabelę możesz skopiować do wewnętrznej notatki. To propozycja organizacji informacji, a nie urzędowy formularz ani potwierdzenie legalności zatrudnienia.
| Informacja | Co wpisać |
|---|---|
| Faktyczne miejsce pracy | Państwo i stan lub prowincja; przy relokacji data planowanego przyjazdu do Polski |
| Strony współpracy | Podmiot zatrudniający, podmiot kierujący pracą i ewentualna zagraniczna spółka w grupie |
| Model i okres | Planowany rodzaj umowy, obowiązki, czas trwania projektu i wymiar pracy |
| Pobyt w Polsce | Rodzaj posiadanego dokumentu lub statusu i jego okres ważności; na tym etapie bez skanów |
| Podróże | Planowane okresy pracy w poszczególnych państwach |
| Kwestie do wyjaśnienia | Podstawa pracy i pobytu w Polsce oraz osoba odpowiedzialna za odrębną ocenę zagranicznych rozliczeń |
Jeśli projekt obejmuje pracę w Polsce, ICG Mobility pomaga dobrać i przeprowadzić właściwą procedurę legalizacji. W pierwszym kontakcie opisz model i termin projektu; sposób bezpiecznego przekazania dokumentów ustal później. Nie traktuj samego wypełnienia briefu jako zgody na rozpoczęcie pracy.
← Wszystkie formalności