Uchwała o powołaniu albo wpis prokury do KRS nie odpowiada jeszcze na wszystkie pytania migracyjne. Firma powinna rozdzielić trzy warstwy: umocowanie korporacyjne, prawo do wykonywania funkcji lub innej pracy w Polsce oraz legalny pobyt. Każda ma odrębną podstawę i dokumenty.
1. Zidentyfikuj rolę i rzeczywiste czynności
Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji obejmuje: członka zarządu osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji, osobę prowadzącą sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej albo ją reprezentującą oraz prokurenta. Wydaje je wojewoda właściwy dla siedziby polskiego podmiotu.
Spisz osobno:
- podstawę funkcji: uchwałę, umowę spółki, wpis KRS lub prokurę;
- czynności zarządcze i reprezentacyjne;
- dodatkowe czynności operacyjne, np. sprzedaż, inżynierię lub obsługę klientów;
- miejsca wykonywania tych czynności w Polsce;
- wynagrodzenie i podstawę każdej relacji.
Jeżeli członek zarządu ma równolegle pracować na zwykłym stanowisku, funkcja nie rozszerza się automatycznie na tę pracę. Dla zadań operacyjnych trzeba osobno ustalić zwolnienie, zwykłe zezwolenie lub decyzję pobytową wiążącą daną pracę.
2. Sprawdź zwolnienie do 6 miesięcy
Zezwolenie funkcyjne nie jest wymagane, jeżeli cudzoziemiec przebywa w Polsce w związku z objętą przepisem funkcją przez okres nieprzekraczający łącznie 6 miesięcy w kolejnych 12 miesiącach. Limit dotyczy pobytu w związku z funkcją, nie liczby posiedzeń zarządu ani czasu wpisu w KRS. Po przekroczeniu limitu trzeba mieć właściwą podstawę pracy, chyba że działa inne zwolnienie.
Praktycznie prowadź rejestr dni obecności w Polsce i celu pobytu. Zwolnienie z zezwolenia na pracę nie legalizuje pobytu; przed każdym przyjazdem sprawdź dokument pobytowy i jego cel.
3. Gdy potrzebne jest zezwolenie funkcyjne
Wniosek składa polski podmiot elektronicznie przez praca.gov.pl. Zezwolenie wskazuje podmiot, cudzoziemca, funkcję i okres ważności. Standardowa opłata wynosi 200 zł przy okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy i 400 zł przy okresie dłuższym.
Spółka powinna wykazać łącznie dochód za poprzedni rok podatkowy co najmniej równy 12-krotności aktualnego w dniu wniosku przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie oraz zatrudnianie przez co najmniej rok przed wnioskiem co najmniej dwóch wskazanych ustawą pracowników na czas nieokreślony i pełny etat. Jeśli nie spełnia tych dwóch warunków, może wykazać środki lub działania pozwalające spełnić je w przyszłości, m.in. inwestycje, transfer technologii, innowacje lub tworzenie miejsc pracy.
Gdy podmiot działa krócej niż rok lub nie spełnia obu warunków z art. 36 ust. 2, zezwolenie wydaje się najwyżej na rok. Ogólna reguła dla zezwoleń to maksymalnie 3 lata.
4. Kto podpisuje i jakie dowody przygotować
Przed wysyłką sprawdź aktualny sposób reprezentacji w KRS. Przy reprezentacji łącznej zapewnij podpisy zgodne z rejestrem albo właściwe umocowanie do czynności, dla których pełnomocnictwo jest dopuszczalne. Nie zakładaj, że jedno pełnomocnictwo procesowe zastąpi oświadczenie, które formularz przypisuje osobie działającej za podmiot pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Pakiet roboczy powinien obejmować:
- aktualny odpis KRS, umowę spółki, uchwałę o powołaniu lub dokument prokury;
- opis funkcji i miejsca jej wykonywania;
- paszport oraz aktualną podstawę pobytu;
- dowody dochodu i zatrudnienia z art. 36 ust. 2 albo plan i dowody działań z ust. 3;
- dowód opłaty i prawidłowe podpisy;
- odrębną analizę każdej pracy operacyjnej.
Wniosek zawiera dane podmiotu, cudzoziemca i pracy, a dołącza się dokumenty potwierdzające okoliczności oraz opłatę. Oświadczenie o przesłankach odmowy składa się z klauzulą odpowiedzialności karnej.
5. Dobierz właściwą ścieżkę pobytową
| Stan faktyczny | Najważniejszy punkt wyjścia |
|---|---|
| Członek zarządu osoby prawnej bez udziałów lub akcji | Art. 126 ust. 1: pobyt czasowy i praca, przy warunku ubezpieczenia oraz wymogach spółki z art. 142 ust. 1 pkt 3. |
| Prokurent | Art. 126 ust. 3 stosuje odpowiednio ścieżkę pobytu i pracy; art. 142 ust. 3 również wymienia prokurenta przy warunkach dotyczących osoby i spółki. Nie wybieraj procedury wyłącznie na podstawie udziałów. |
| Członek zarządu sp. z o.o. lub S.A., którą utworzył albo której udziały lub akcje objął lub nabył | Art. 142 ust. 3: pobyt w celu prowadzenia działalności gospodarczej. |
| Komplementariusz prowadzący sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej | Art. 142 ust. 3, jeżeli osoba i spółka spełniają wskazane tam warunki. |
Art. 126 i art. 142 nie są zamienne według uznania. Przy członku zarządu sprawdź udziały i formę spółki. Przy prokurencie nie stosuj samego kryterium udziałów: art. 126 ust. 3 odsyła odpowiednio do modelu pobytu i pracy, a art. 142 ust. 3 wprost wymienia prokurenta i wymaga spełnienia warunków dotyczących osoby oraz spółki z ust. 1. Ustal rzeczywisty cel pobytu i dokumenty właściwe dla wybranego trybu. W postępowaniu pobytowym stroną jest cudzoziemiec, a spółka dostarcza dane i dokumenty.
6. Zmiany i dodatkowa praca
Zezwolenie funkcyjne określa konkretną funkcję. Zmiana z członka zarządu na prokurenta, ustanie funkcji albo rozpoczęcie odrębnej pracy operacyjnej wymaga ponownej analizy przed wykonaniem nowych czynności. Przy pracy operacyjnej porównaj warunki z dokumentem legalizującym pracę i zobacz procedurę zmiany stanowiska.
Jeżeli funkcja ustaje, nie traktuj samego wpisu w KRS albo opóźnionej aktualizacji rejestru jako dowodu ciągłego prawa do pracy. Ustal rzeczywistą datę uchwały, wygaśnięcia mandatu lub odwołania prokury, podstawę pobytu i obowiązki zawiadomieniowe właściwe dla posiadanego zezwolenia.
Przykład
Obywatel Indii obejmuje udziały i zostaje członkiem zarządu polskiej sp. z o.o. Ma prowadzić spółkę z Polski i dodatkowo wykonywać pracę dyrektora sprzedaży. Spółka dokumentuje udziały i funkcję, bada pobyt z art. 142 ust. 3, weryfikuje wymogi ekonomiczne spółki oraz osobno klasyfikuje pracę dyrektora. Nie opiera obu ról na samym powołaniu ani na zwolnieniu sześciomiesięcznym bez ewidencji pobytu.
Pytania pracodawców
Czy nieodpłatna funkcja w zarządzie zawsze zwalnia z zezwolenia?
Nie. Art. 39 wiąże zwolnienie z limitem pobytu w związku z funkcją, a nie z brakiem wynagrodzenia.
Czy sześć miesięcy liczy się w roku kalendarzowym?
Nie. Przepis mówi o łącznych sześciu miesiącach w kolejnych dwunastu miesiącach, więc trzeba stosować ruchome okno.
Czy wspólnik jest automatycznie zwolniony z formalności pracy?
Nie. Posiadanie udziałów wpływa zwłaszcza na wybór ścieżki pobytowej, ale nie zastępuje analizy czynności wykonywanych w Polsce.
Czy zezwolenie funkcyjne obejmie pracę handlowca?
Nie automatycznie. Zezwolenie wskazuje funkcję; odrębne zadania operacyjne wymagają własnej podstawy.
Czy prokurent zawsze składa wniosek z art. 142?
Nie. Art. 126 ust. 3 obejmuje odpowiednio prokurenta w ścieżce pobytu i pracy, a art. 142 ust. 3 ma własny zakres. Decyduje konkretny stan faktyczny.
ICG może pomóc uporządkować role, dokumenty i kolejność procedur w ramach opisanego zakresu usług. W kontakcie opisz formę spółki, funkcję, udziały i planowane czynności; sposób przekazania dokumentów ustalisz podczas kontaktu.
← Wszystkie formalności