Przy rekrutacji z zagranicy te trzy pytania brzmią podobnie, ale rozwiązują inne problemy. Apostille albo legalizacja odnosi się do pochodzenia dokumentu urzędowego. Tłumaczenie pozwala odczytać dokument w postępowaniu. Uznanie kwalifikacji dotyczy tego, czy dana osoba może wykonywać konkretny zawód lub czy pracodawca może zaakceptować jej wykształcenie.
Nie zamawiaj tych czynności „w pakiecie” dla każdego dyplomu. Najpierw ustal stanowisko, cel dokumentu i organ, który go otrzyma.
Apostille, tłumaczenie czy uznanie kwalifikacji?
| Pytanie | Co sprawdzasz | Kto rozstrzyga | Typowy dowód |
|---|---|---|---|
| Czy dokument ma być urzędowo poświadczony? | Państwo wydania, rodzaj dokumentu, umowę międzynarodową i wymagania odbiorcy | Organ prowadzący daną procedurę; dla dokumentu polskiego właściwy organ poświadczenia | Apostille albo legalizacja, jeżeli są wymagane |
| Czy treść musi być po polsku? | Wymóg konkretnego postępowania i język dokumentu | Organ lub przepis dotyczący danej procedury | Tłumaczenie wymagane przez organ; czasem tłumaczenie przysięgłe |
| Czy kandydat może wykonywać zawód? | Czy zawód jest regulowany i jakie czynności będą faktycznie wykonywane | Właściwa instytucja nadzorująca zawód albo pracodawca przy zawodzie nieregulowanym | Decyzja/uznanie/uprawnienie albo udokumentowana ocena pracodawcy |
1. Apostille nie potwierdza kompetencji
Konwencja haska upraszcza potwierdzanie pochodzenia dokumentu urzędowego między państwami, dla których ma zastosowanie. Apostille poświadcza autentyczność podpisu, charakter osoby podpisującej oraz — gdy to właściwe — pieczęć lub stempel. Nie ocenia treści dyplomu, prawdziwości doświadczenia ani uprawnienia do wykonywania zawodu.
To, czy w ogóle jej potrzebujesz, zależy od dokumentu i procedury. Przy zagranicznym dyplomie zapytaj najpierw instytucję, która ma go przyjąć. NAWA wskazuje wprost, że w sprawach kształcenia decyzję o apostille lub legalizacji zagranicznego dyplomu podejmuje uczelnia według własnych przepisów.
Nie zlecaj apostille na skanie ani na kopii tylko dlatego, że jest to dokument zagraniczny. Polskie MSZ przypomina, że nie nadaje apostille na kserokopii dokumentu ani na wydruku z ePUAP; dla dokumentu wydanego za granicą właściwy będzie co do zasady system państwa wydania, a nie polskie MSZ.
2. Tłumaczenie: ustal standard dla danego odbiorcy
Tłumaczenie dla menedżera rekrutującego i tłumaczenie wymagane w postępowaniu administracyjnym to różne potrzeby. Zapisz w teczce, kto oczekuje dokumentu po polsku, w jakiej formie i do kiedy.
W postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy o uznawaniu kwalifikacji właściwy organ może żądać, dla szczególnie istotnych dokumentów, tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego wykonującego działalność w Polsce albo państwie członkowskim. Ta ustawa dotyczy kwalifikacji nabytych w państwach UE, EOG lub Szwajcarii oraz wskazanych w niej przypadków osób z państw trzecich, których kwalifikacje zostały nabyte w państwie członkowskim. Nie jest ogólną procedurą dla każdego dyplomu spoza UE i nie tworzy automatycznego wymogu tłumaczenia przysięgłego każdego certyfikatu rekrutacyjnego.
Przy umowie zastosuj osobną kontrolę. Pisemną umowę z cudzoziemcem trzeba zawrzeć przed dopuszczeniem go do pracy. Jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem trzeba przedstawić mu jej pisemną wersję w języku dla niego zrozumiałym i ją przechowywać. Jeżeli umowa jest sporządzona w języku obcym, pracodawca przechowuje jej polskie tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego. To dwa różne obowiązki z art. 5 ust. 2 i 3. Zobacz też poradnik o umowie i tłumaczeniu.
3. Kwalifikacje: najpierw nazwij rzeczywistą pracę
Dyplom może być ważny dla rekrutacji, pobytu albo zawodu regulowanego, lecz te ścieżki nie są zamienne. NAWA rozróżnia dwie sytuacje:
- w zawodzie regulowanym trzeba ustalić organ nadzorujący i jego procedurę uznania;
- w zawodzie nieregulowanym decyzję o zatrudnieniu podejmuje pracodawca, który może poprosić o potwierdzenie równoważności albo o informację o poziomie wykształcenia.
Nie utożsamiaj „nostryfikacji” z każdą oceną zagranicznego dyplomu. Nostryfikacja jest określonym postępowaniem dotyczącym dyplomu ukończenia studiów; uznanie kwalifikacji zawodowych jest odrębną ścieżką. W zawodzie nieregulowanym warto opisać w aktach, dlaczego dokument i doświadczenie odpowiadają stanowisku, zamiast składać wniosek bez potrzeby. NAWA podaje dla pracodawców także narzędzia KWALIFIKATOR i SYRENA.
Przykład: inżynier z dyplomem spoza UE
Firma rekrutuje inżyniera procesu na stanowisko wewnętrzne, które nie jest zawodem regulowanym. HR nie zaczyna od apostille. Najpierw ustala, czy dokument będzie potrzebny w postępowaniu pobytowym albo tylko do oceny kandydata. Jeśli jest tylko dowodem kompetencji, firma porównuje program, doświadczenie i wymagania stanowiska, a tłumaczenie zamawia w zakresie potrzebnym do rzetelnej oceny. Dopiero gdy dany organ zażąda konkretnej formy dokumentu, sprawdza legalizację/apostille i standard tłumaczenia z tym organem.
Gdy ten sam kandydat ma wykonywać czynności w zawodzie regulowanym, zespół zatrzymuje proces dopuszczenia do tych czynności i ustala organ właściwy dla zawodu. Legalny pobyt i zezwolenie na pracę nie zastępują uznania kwalifikacji zawodowych.
Checklista dla HR
- Zapisz stanowisko i czynności, nie tylko nazwę na CV.
- Rozdziel: dokument do rekrutacji, dokument do urzędu i dokument wymagany przez zawód.
- Potwierdź u odbiorcy, czy potrzebuje oryginału, kopii, apostille/legalizacji i jakiego tłumaczenia.
- Sprawdź, czy zawód jest regulowany; przy wątpliwości skontaktuj się z instytucją nadzorującą.
- Połącz ocenę dokumentów z właściwą podstawą pobytu i pracy. Sprawdź zakres obsługi ICG Mobility, a następnie opisz sprawę swojej firmy. Zakres apostille i uznania kwalifikacji potwierdź osobno z właściwą instytucją.
Pytania pracodawców
Czy apostille zastępuje tłumaczenie przysięgłe?
Nie. Apostille potwierdza pochodzenie dokumentu urzędowego; nie tłumaczy jego treści. O tym, czy tłumaczenie ma być przysięgłe, decyduje przepis lub organ właściwy dla danej sprawy.
Czy każdy zagraniczny dyplom trzeba nostryfikować przed zatrudnieniem?
Nie. Dla zawodu nieregulowanego decyzję o zatrudnieniu podejmuje pracodawca. Dla zawodu regulowanego trzeba sprawdzić procedurę organu nadzorującego.
Czy możemy przyjąć skan dokumentu?
Firma może przyjąć skan jako materiał do wewnętrznej, wstępnej selekcji. Nie jest to reguła dotycząca postępowania urzędowego: właściwy organ lub procedura może wymagać oryginału, odpisu albo dokumentu w innej formie. Ustal wymagania przed złożeniem wniosku.
← Wszystkie formalności