O modelu nie decyduje słowo „outsourcing” na fakturze. Jeżeli dostawca zatrudnia ludzi, a klient wyznacza im zadania i kontroluje wykonanie, układ odpowiada podstawowej konstrukcji pracy tymczasowej: agencja jest pracodawcą, a klient pracodawcą użytkownikiem. Jeżeli klient kupuje rezultat usługi, a dostawca sam organizuje pracę własnego zespołu, może to być rzeczywisty outsourcing. Przed startem trzeba sprawdzić praktykę, KRAZ i dokumenty konkretnej osoby.
Kto wydaje pracownikom polecenia?
| Pytanie z hali lub biura | Sygnał pracy tymczasowej | Sygnał outsourcingu usługi |
|---|---|---|
| Kto codziennie rozdziela zadania osobom? | brygadzista klienta | koordynator dostawcy |
| Kto kontroluje sposób i tempo wykonania? | klient wobec poszczególnych osób | dostawca wobec własnego zespołu |
| Co odbiera klient? | czas i pracę wskazanych osób | umówiony rezultat lub zakres usługi |
| Kto układa obsadę, zastępstwa i harmonogram? | klient w praktyce zarządza ludźmi | dostawca odpowiada za organizację zasobów |
| Czy osoby można skierować dalej do innej spółki? | ustawa zabrania użytkownikowi kierować pracownika tymczasowego pod kierownictwo innego podmiotu | każda dalsza relacja wymaga osobnej analizy; nazwa podwykonawstwa nie wystarczy |
Art. 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych definiuje pracodawcę użytkownika jako podmiot wyznaczający zadania i kontrolujący ich wykonanie, a pracownika tymczasowego jako zatrudnionego przez agencję do pracy na rzecz i pod kierownictwem użytkownika. Dlatego zapis handlowy musi odpowiadać organizacji pracy w zakładzie.
Jeśli to praca tymczasowa: kto za co odpowiada?
Agencja zatrudnia pracownika albo zawiera dopuszczalną umowę cywilnoprawną i kieruje osobę do użytkownika. Przed zawarciem umowy o pracę agencja i użytkownik uzgadniają na piśmie rodzaj pracy, kwalifikacje, okres, wymiar czasu i miejsce. Użytkownik przekazuje również informacje o wynagrodzeniu i zasadach BHP — wymaga tego art. 9 ustawy.
| Obszar | Agencja pracy tymczasowej | Pracodawca użytkownik |
|---|---|---|
| Umowa z pracownikiem | zawiera i wypłaca wynagrodzenie zgodnie z umową | przekazuje dane potrzebne do ustalenia warunków |
| Organizacja codziennej pracy | kieruje osobę do użytkownika | wyznacza zadania i kontroluje wykonanie |
| BHP w miejscu pracy | wykonuje obowiązki nieprzejęte przez użytkownika | zapewnia bezpieczne warunki; art. 9 ust. 2a wskazuje m.in. odzież, środki ochrony, szkolenie i ocenę ryzyka |
| Czas pracy | potrzebuje danych do rozliczenia | prowadzi ewidencję czasu pracy na podstawie art. 14 ust. 2 |
| Legalizacja pracy cudzoziemca | jako podmiot powierzający dopasowuje podstawę do użytkownika i warunków | sprawdza, czy skierowanie odpowiada jego zakładowi, stanowisku i okresowi |
| Limit pracy tymczasowej | liczy skierowanie danej osoby do użytkownika | prowadzi własną ewidencję osób i okresów |
Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownicy użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku w zakresie wskazanym w art. 15. Co do zasady ta sama osoba może pracować na rzecz jednego użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Wyjątek do 36 miesięcy dotyczy ciągłego zastępstwa nieobecnego pracownika — art. 20.
Przed skierowaniem sprawdź też, czy zadania mieszczą się w definicji pracy tymczasowej z art. 2 pkt 3 oraz czy nie są zakazane przez art. 8. Zakazy obejmują m.in. prace szczególnie niebezpieczne, zastępowanie strajkującego pracownika i wskazane w ustawie przypadki po niedawnych zwolnieniach. Sam wpis agencji nie usuwa tych ograniczeń.
Kontrola dostawcy: sam numer KRAZ nie wystarcza
Rejestr jest jawny i prowadzony przez marszałka województwa. Przed zawarciem umowy i ponownie przed uruchomieniem projektu sprawdź dostawcę w KRAZ. Zapisz wynik z datą i zweryfikuj:
- pełną nazwę, NIP i numer wpisu;
- czy wpis obejmuje pracę tymczasową, a nie wyłącznie pośrednictwo;
- datę wpisu, status oraz informacje o zawieszeniu;
- czy rejestr wskazuje świadczenie usług na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia lub oświadczenia;
- czy dane na fakturze i w umowie odpowiadają podmiotowi z rejestru.
Od 1 czerwca 2025 r. nowa agencja może świadczyć pośrednictwo lub pracę tymczasową na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia lub oświadczenia po 2 latach od wpisu i świadczenia właściwej usługi oraz po zmianie wpisu. Wynika to z art. 305 ust. 3–4 ustawy o rynku pracy. Dla podmiotów działających już przed wejściem ustawy przewidziano przepis przejściowy w art. 445 ust. 6, dlatego nie wolno oceniać każdej starszej agencji wyłącznie przez prosty licznik dwóch lat. Praktyczne wyjaśnienie publikuje także WUP w Poznaniu.
Dokumenty konkretnego cudzoziemca
Przed wpuszczeniem osoby do pracy użytkownik powinien mieć proces pozwalający potwierdzić co najmniej:
- tożsamość osoby i ważność dokumentu pobytowego w zakresie, który użytkownik powinien kontrolować;
- podmiot powierzający pracę oraz podstawę dopuszczenia do pracy;
- zgodność pracodawcy użytkownika, miejsca, stanowiska, wymiaru, wynagrodzenia i okresu z dokumentami;
- datę rozpoczęcia i planowanego zakończenia oraz limit pracy tymczasowej;
- wykonanie uzgodnień BHP i przekazanie danych o warunkach płacowych;
- procedurę informacji o zmianie, utracie podstawy lub zakończeniu pracy.
Ustawa o powierzaniu pracy wymaga, by dokumenty legalizacyjne uwzględniały użytkownika w przypadkach pracy tymczasowej. Agencja ma też obowiązek przekazać pracodawcy użytkownikowi kopię zezwolenia na jego wniosek na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 10 albo kopię oświadczenia na podstawie art. 68 ust. 1 pkt 8 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
Nie kopiuj całych akt „na wszelki wypadek”. Ustal podstawę udostępnienia, role administratorów i okres retencji; zasada minimalizacji wymaga ograniczenia danych do potrzebnego celu, co wyjaśnia UODO.
Gdy umowa mówi „outsourcing”, a kieruje klient
To sygnał do zatrzymania startu i ponownej kwalifikacji. Art. 84 ust. 11 ustawy przewiduje grzywnę nie niższą niż 6000 zł za jednego cudzoziemca dla podmiotu powierzającego pracę osobie skierowanej przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Ustęp 12 przewiduje grzywnę nie niższą niż 3000 zł za kierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca pracę tymczasową.
Nie każda usługa wykonywana przez zespół dostawcy jest pracą tymczasową. Ryzyko powstaje wtedy, gdy rzeczywisty sposób działania odpowiada kierowaniu osób pod kierownictwo klienta. Dlatego kontrola musi obejmować nie tylko umowę, lecz także instrukcje operacyjne, grafiki, dostęp do systemów, raportowanie i rolę brygadzistów.
Przykład: pakowanie w magazynie
Spółka podpisuje „outsourcing pakowania”. W praktyce jej kierownik codziennie rozstawia 12 osób przy liniach, zatwierdza przerwy, zamienia osoby między stanowiskami i kontroluje ich tempo. Dostawca prowadzi wyłącznie listę obecności i wystawia fakturę godzinową. Te fakty wskazują na pracę pod kierownictwem klienta, więc nazwa umowy nie rozwiązuje problemu. Przed startem należy ustalić, czy dostawca ma właściwy wpis i czy projekt zostanie zorganizowany jako praca tymczasowa, albo przebudować usługę tak, aby dostawca samodzielnie zarządzał realizacją rezultatu. Dokumenty pracy cudzoziemców trzeba następnie dopasować do przyjętego modelu.
Checklista przed wejściem zespołu do zakładu
- Opisz w jednym zdaniu rezultat kupowanej usługi i sposób wydawania poleceń.
- Wskaż, kto jest pracodawcą, kto użytkownikiem i kto jest przełożonym na zmianie.
- Sprawdź KRAZ, zakres usługi i uprawnienie dotyczące cudzoziemców.
- Uzgodnij na piśmie elementy z art. 9, jeśli to praca tymczasowa.
- Zweryfikuj podstawę pobytu i pracy każdej osoby oraz jej zgodność z użytkownikiem.
- Policz 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy po osobie i użytkowniku; nie resetuj licznika zmianą agencji.
- Ustal BHP, ewidencję czasu, dane płacowe, zastępstwa i tryb natychmiastowego wstrzymania pracy.
- Określ minimalny zestaw kopii i informacji oraz retencję danych.
- Przeprowadź kontrolę po starcie: czy praktyka odpowiada podpisanemu modelowi.
Pytania pracodawców
Czy certyfikat KRAZ gwarantuje legalność wszystkich pracowników?
Nie. Potwierdza wpis podmiotu w określonym zakresie. Trzeba jeszcze sprawdzić aktualny status, uprawnienie dotyczące cudzoziemców oraz dokumenty i warunki każdej osoby.
Czy pracodawca użytkownik może wydawać polecenia pracownikowi tymczasowemu?
Tak — wyznaczanie zadań i kontrola wykonania należą do konstrukcji pracy tymczasowej. Musi ona jednak działać w ustawowym modelu, z agencją i pisemnymi uzgodnieniami.
Czy zmiana agencji zeruje limit 18 miesięcy?
Nie. Limit dotyczy także korzystania przez danego pracodawcę użytkownika z pracy tej samej osoby, niezależnie od zmiany agencji.
Czy klient odpowiada tylko za BHP?
Nie. Użytkownik ma także obowiązki dotyczące organizacji, czasu pracy, równego traktowania, ewidencji okresów i zakazu dalszego kierowania. Przy cudzoziemcach potrzebuje również procesu kontroli dopasowania podstawy pracy do skierowania.
Czy zwykły podwykonawca może przysłać cudzoziemców do pracy pod naszym brygadzistą?
To układ wysokiego ryzyka. Jeżeli ludzie mają pracować na rzecz i pod kierownictwem klienta, trzeba ocenić przepisy o pracy tymczasowej i sankcje z art. 84 ust. 11–12 przed rozpoczęciem.
Kiedy zatrzymać projekt?
Gdy dostawcy nie ma we właściwym zakresie KRAZ, dokument osoby nie odpowiada użytkownikowi lub stanowisku, limit czasu jest przekroczony albo praktyczne kierownictwo różni się od modelu z umowy.
ICG Mobility wskazuje wsparcie przy legalizacji, audytach i przygotowaniu do kontroli na stronie Usługi. Aby omówić model współpracy i uzgodnić sposób przekazania informacji, skorzystaj z kontaktu.
← Wszystkie formalności