Najpierw sprawdź status pobytowy i obywatelstwo kandydata, a dopiero potem wybierz procedurę. Zezwolenie na pracę jest ścieżką ogólną. Oświadczenie jest uproszczeniem tylko dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, przy spełnieniu ustawowych warunków. Powiadomienie służy osobom objętym wskazanymi przepisami dotyczącymi ochrony czasowej oraz przepisem przejściowym dla części obywateli Ukrainy. Żadna z tych czynności sama nie legalizuje pobytu.
Zakres poradnika
Poradnik dotyczy zatrudnienia w Polsce przez polskiego pracodawcę. Nie rozstrzyga pracy sezonowej, delegowania z zagranicy, pełnienia funkcji w zarządzie ani szczególnych zwolnień z zezwolenia. Te przypadki wymagają osobnej kwalifikacji.
Tabela decyzji dla HR
| Pytanie | Jeżeli odpowiedź brzmi „tak” | Co sprawdzić przed decyzją |
|---|---|---|
| Czy kandydat ma niezależną od ochrony czasowej podstawę pracy bez zezwolenia i właściwy pobyt? | Udokumentuj tę podstawę; zezwolenie, oświadczenie lub powiadomienie może nie być potrzebne | Rodzaj i ważność dokumentu pobytowego, ograniczenia podstawy pracy |
| Czy kandydat korzysta w Polsce z ochrony czasowej objętej art. 5a? | Rozważ powiadomienie po rozpoczęciu pracy | Rzeczywisty status ochrony, legalny pobyt, warunki zgłaszane w powiadomieniu |
| Czy to legalnie przebywający obywatel Ukrainy objęty trzyletnim przepisem przejściowym? | Rozważ powiadomienie na zasadach przejściowych | Data i podstawa legalnego pobytu oraz okres obowiązywania przepisu |
| Czy obywatelstwo to Armenia, Białoruś, Mołdawia albo Ukraina, a praca jest niesezonowa? | Rozważ oświadczenie | Maksymalny okres, termin rozpoczęcia, stanowisko i wyłączenia ustawowe |
| Czy żadna ścieżka uproszczona nie pasuje? | Zwykle potrzebne będzie zezwolenie na pracę | Właściwy rodzaj wniosku, organ, warunki zatrudnienia i pobyt cudzoziemca |
Zezwolenie na pracę: ścieżka ogólna
Wniosek składa podmiot powierzający pracę, co do zasady elektronicznie do właściwego wojewody. Zezwolenie opisuje konkretnego pracodawcę i warunki pracy. Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy trzeba mieć skuteczną podstawę pracy, chyba że przepis szczególny pozwala pracować bez zezwolenia lub wcześniej.
Wydane zezwolenie nie jest wizą ani dokumentem pobytowym. Kandydat rekrutowany poza Polską może nadal potrzebować wizy albo innego tytułu wjazdu i pobytu. Pracodawca powinien więc prowadzić dwa tory kontroli: prawo do pracy oraz legalny pobyt.
Kto, co i kiedy
- Kto: pracodawca lub jego prawidłowo umocowany pełnomocnik.
- Co: wniosek odpowiadający rzeczywistemu zatrudnieniu; po uzyskaniu zezwolenia również pisemna umowa i wymagane przekazanie jej kopii.
- Kiedy: przed rozpoczęciem pracy, z czasem na postępowanie oraz ewentualny etap wizowy.
Oświadczenie: tylko określone państwa i praca niesezonowa
Od 1 grudnia 2025 r. nowe oświadczenia obejmują obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Rozporządzenie zachowuje też reguły przejściowe dla wcześniejszych wpisów oraz spraw wszczętych i niezakończonych przed 1 grudnia 2025 r. dotyczących obywateli Gruzji; nie oznacza to możliwości składania nowych oświadczeń dla Gruzinów.
Oświadczenie dotyczy pracy niesezonowej, na okres nie dłuższy niż 24 miesiące, a wskazana data rozpoczęcia nie może przypadać później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia. Nie stosuje się go do powierzania określonych funkcji w spółkach. Samo wysłanie formularza nie wystarcza: potrzebny jest wpis do ewidencji.
Opłata za oświadczenie wynosi 400 zł. Po wpisie pracodawca musi zawrzeć umowę zgodną z oświadczeniem, przekazać jej kopię przez system przed rozpoczęciem pracy i wykonać wymagane zawiadomienia.
Terminy, które trzeba wpisać do kalendarza
- zawiadomienie o podjęciu pracy: 7 dni od rozpoczęcia;
- zawiadomienie o niepodjęciu: 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia;
- informacja o definitywnym niepodjęciu albo wcześniejszym zakończeniu: art. 70 ust. 2 nie określa osobnego terminu w dniach; po jej złożeniu wpisane oświadczenie zostaje unieważnione z mocy prawa (art. 70 ust. 5).
Szczegóły procesu opisuje poradnik o oświadczeniu.
Powiadomienie: czynność po rozpoczęciu pracy
Powiadomienie składa pracodawca elektronicznie do właściwego powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od podjęcia pracy. Od 5 marca 2026 r. art. 5a ust. 1 obejmuje cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej w Polsce. Osobny przepis przejściowy rozszerza tę ścieżkę na okres trzech lat, do 4 marca 2029 r., na legalnie przebywających obywateli Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony czasowej.
Nie wystarczy obywatelstwo, numer PESEL ani sama deklaracja kandydata. HR powinien udokumentować konkretny status i legalny pobyt. Powiadomienie zawiera m.in. dane pracodawcy i cudzoziemca, informacje o liczbie osób zatrudnionych oraz osób, którym powierzono pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, a także warunki zatrudnienia.
Przy późniejszej zmianie warunków nie stosuj jednego skrótu do wszystkich przypadków. Art. 5a ust. 5 pkt 1 mówi literalnie o zmianie rodzaju umowy z obywatelem Ukrainy. Punkty 2–4 przewidują ponowne powiadomienie przy zmianie stanowiska lub rodzaju pracy, zmniejszeniu wymiaru czasu pracy albo liczby godzin oraz obniżeniu miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia względem wartości z powiadomienia. Termin wynosi 7 dni od wystąpienia zmiany. Nie myl tych przesłanek z wyjątkami dotyczącymi zezwolenia lub oświadczenia.
Szczegóły znajdziesz w poradniku o powiadomieniu.
Dwa przykłady, które pokazują różnicę
Przykład 1 — Nepal, rekrutacja za granicą. Polska spółka chce zatrudnić operatora z Nepalu. Oświadczenie nie jest dostępne ze względu na obywatelstwo, a powiadomienie nie pasuje do statusu. Firma wybiera właściwy wniosek o zezwolenie. Dopiero potem kandydat przechodzi własną procedurę wizową. To przykład ilustracyjny; dokument pobytowy i wszystkie wyjątki trzeba sprawdzić indywidualnie.
Przykład 2 — obywatelka Ukrainy w Polsce. Kandydatka pokazuje dokument, z którego ma wynikać legalny pobyt, ale HR nie potrafi potwierdzić, czy korzysta z ochrony czasowej. Zespół nie zgaduje na podstawie PESEL. Zatrzymuje onboarding, weryfikuje status i dopiero wtedy wybiera powiadomienie, oświadczenie, zezwolenie albo zwolnienie.
Kiedy wstrzymać zatrudnienie lub wysłanie formularza
Nie dopuszczaj pracownika do pracy i nie wysyłaj przypadkowego formularza, gdy:
- nie potrafisz ustalić podstawy i ważności pobytu;
- wniosek o zezwolenie nie został jeszcze rozstrzygnięty, a brak przepisu pozwalającego pracować wcześniej;
- oświadczenie nie jest jeszcze wpisane do ewidencji;
- obywatelstwo lub rodzaj pracy nie mieści się w oświadczeniu;
- praca ma charakter sezonowy albo dotyczy funkcji wyłączonej z oświadczenia;
- dokument jest związany z innym pracodawcą, stanowiskiem lub warunkami, a nie potwierdzono dopuszczalności zmiany;
- dla powiadomienia nie potwierdzono statusu ochrony czasowej albo zastosowania przepisu przejściowego.
Checklista wyboru procedury
- Zapisz obywatelstwo i dane dokumentu podróży.
- Ustal podstawę, zakres i termin legalnego pobytu.
- Sprawdź, czy cudzoziemiec ma zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia.
- Określ pracodawcę, stanowisko, obowiązki, miejsce, umowę, wymiar lub godziny, wynagrodzenie i daty.
- Wyklucz pracę sezonową oraz funkcje wymagające innej ścieżki.
- Wybierz zezwolenie, oświadczenie albo powiadomienie na podstawie dokumentów, nie samego obywatelstwa.
- Zapisz terminy: wpis/decyzja przed pracą albo powiadomienie w ciągu 7 dni po rozpoczęciu.
- Przed pierwszym dniem ponownie porównaj pobyt, podstawę pracy i podpisaną umowę.
Pytania pracodawców
Czy PESEL wystarcza do powiadomienia?
Nie. PESEL nie dowodzi samodzielnie aktualnej podstawy pobytu ani objęcia właściwym przepisem.
Czy zezwolenie gwarantuje wizę i wjazd?
Nie. To podstawa dotycząca pracy. Wizę wydaje konsul, a warunki wjazdu są sprawdzane odrębnie.
Czy obywatel Gruzji może dziś otrzymać nowe oświadczenie?
Nie na podstawie aktualnego katalogu. Przepisy przejściowe chronią tylko określone wcześniejsze oświadczenia i postępowania.
Czy powiadomienie składa pracownik?
Nie. Powiadomienie składa podmiot powierzający pracę, po rozpoczęciu pracy i w ustawowym terminie.
Czy przy zmianie stanowiska wystarczy aneks?
Aneks dokumentuje zmianę między stronami, ale nie rozstrzyga jej skutków administracyjnych. Najpierw sprawdź, czy zmiana mieści się w katalogu dopuszczalnym dla danej podstawy pracy.
Jeżeli kilka statusów lub zmian nakłada się na siebie, ICG Mobility może pomóc w kwalifikacji ścieżki i koordynacji formalności w ramach zakresu usług. Sposób przekazania dokumentów i zakres analizy ustalisz przez kontakt.
← Wszystkie formalności