Powiadomienie to elektroniczne zgłoszenie pracodawcy do powiatowego urzędu pracy po rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej w Polsce albo obywatela Ukrainy objętego przepisem przejściowym. Składa się je przez system teleinformatyczny — w praktyce przez praca.gov.pl — w ciągu 7 dni od faktycznego rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie jest bezpłatne.
Samo obywatelstwo ukraińskie nie wystarcza do wyboru procedury. Przed zatrudnieniem trzeba ustalić, czy cudzoziemiec korzysta w Polsce z ochrony czasowej, czy jako obywatel Ukrainy podlega przepisowi przejściowemu, czy przebywa legalnie na innej podstawie oraz czy ma samodzielne prawo do pracy.
Kogo obejmuje powiadomienie od 5 marca 2026 roku?
Pierwsza grupa to cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej w Polsce. Art. 5a ust. 1 nie ogranicza tej podstawowej procedury do obywateli Ukrainy. Jeżeli osoba objęta tym przepisem ma wykonywać pracę dla polskiego podmiotu, powiadomienie składa podmiot powierzający pracę.
Druga grupa wynika z przepisu przejściowego. Przez trzy lata od 5 marca 2026 roku, czyli do 4 marca 2029 roku, ten sam mechanizm stosuje się również do obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie, ale nie korzystają tu z ochrony czasowej. Trzeba jednak sprawdzić, czy dana osoba nie ma innego, samodzielnego zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. W takim przypadku dodatkowe powiadomienie może nie być potrzebne.
Powiadomienia złożone prawidłowo przed 5 marca 2026 roku na podstawie wcześniejszych przepisów zachowały skuteczność. Nie składa się ich ponownie wyłącznie z powodu zmiany ustawy.
Zachowanie wcześniejszych powiadomień wynika z art. 40 ustawy z 23 stycznia 2026 r., a trzyletnie rozszerzenie na legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej — z art. 41 tej ustawy.
Co sprawdzić przed rozpoczęciem pracy?
Pracodawca powinien ustalić i udokumentować:
- legalność pobytu cudzoziemca w Polsce;
- aktualny status ochrony czasowej albo inną podstawę zastosowania procedury;
- tożsamość i dane dokumentu podróży;
- warunki zatrudnienia: rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy albo liczbę godzin;
- czy planowane warunki są zgodne z prawem pracy i zasadami minimalnego wynagrodzenia.
Z cudzoziemcem trzeba zawrzeć pisemną umowę przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść umowy w języku dla niego zrozumiałym.
Kto, gdzie i kiedy składa powiadomienie?
Powiadomienie składa podmiot powierzający pracę. Formularz trafia elektronicznie do PUP właściwego ze względu na siedzibę podmiotu, a w przypadku osoby fizycznej — jej miejsce stałego pobytu.
Termin wynosi 7 dni od dnia faktycznego rozpoczęcia pracy. Nie liczy się go od dnia podpisania umowy ani od planowanej daty wskazanej w dokumentacji. Jeżeli pracownik miał zacząć 1 października, ale faktycznie rozpoczął 3 października, termin biegnie od 3 października.
Warto wysłać zgłoszenie zaraz po potwierdzeniu pierwszego dnia pracy i zachować urzędowe poświadczenie przedłożenia. To rozwiązanie organizacyjne ogranicza ryzyko spóźnienia; ustawowy termin nadal wynosi 7 dni.
Jakie dane obejmuje formularz?
Ustawa wymaga między innymi:
- danych identyfikacyjnych i kontaktowych podmiotu powierzającego pracę;
- danych cudzoziemca, jego obywatelstwa i dokumentu podróży;
- informacji o statusie pobytowym objętym procedurą;
- rodzaju umowy;
- stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy;
- miejsca wykonywania pracy;
- wynagrodzenia;
- wymiaru czasu pracy albo liczby godzin w tygodniu lub miesiącu;
- liczby wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia.
Dane powinny odpowiadać zawartej umowie i rzeczywistym warunkom. Zgłoszenie pełnego etatu nie pokrywa pracy faktycznie wykonywanej na pół etatu.
Pełny ustawowy katalog pól znajduje się w art. 5a ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
Kiedy trzeba wysłać ponowne powiadomienie?
Art. 5a ust. 5 nie nadaje wszystkim czterem punktom identycznego zakresu podmiotowego. Nowe powiadomienie składa się w ciągu 7 dni od wystąpienia jednej z czterech zmian:
- zmienia się rodzaj umowy zawartej z obywatelem Ukrainy — tak literalnie brzmi pkt 1;
- zmienia się stanowisko albo rodzaj wykonywanej pracy;
- zmniejsza się wymiar czasu pracy lub liczba godzin w stosunku do wartości wskazanej w powiadomieniu;
- obniża się stawka wynagrodzenia w stosunku do wartości wskazanej w powiadomieniu.
Punkty 2-4 nie powtarzają ograniczenia do obywatela Ukrainy. Odnoszą się do cudzoziemca objętego procedurą, także gdy korzysta on z ochrony czasowej w Polsce i ma inne obywatelstwo.
Przykład: obywatel Ukrainy rozpoczął pracę na umowie zleceniu, a po miesiącu strony zawarły umowę o pracę. Zmiana rodzaju umowy wymaga ponownego powiadomienia w ciągu 7 dni, nawet jeśli stanowisko i wynagrodzenie pozostały takie same.
Wzrost wynagrodzenia albo zwiększenie wymiaru czasu pracy nie są wymienione w tym katalogu jako samodzielna podstawa ponownego powiadomienia. Trzeba jednak zaktualizować dokumentację pracowniczą i sprawdzić, czy zmiana nie łączy się z innym zdarzeniem objętym katalogiem.
Przykład: pierwsze zgłoszenie i późniejsza zmiana
Spółka z Warszawy zatrudnia osobę korzystającą w Polsce z ochrony czasowej. Pracownik faktycznie zaczyna pracę 10 września 2026 roku. Spółka składa bezpłatne powiadomienie do właściwego PUP najpóźniej w ciągu 7 dni od 10 września i zachowuje potwierdzenie z systemu.
Od 1 października pracownik przechodzi na inne stanowisko. Spółka nie ogranicza się do aneksu w aktach. W ciągu 7 dni od zmiany wysyła ponowne powiadomienie z aktualnym stanowiskiem oraz pozostałymi wymaganymi danymi.
Ochrona czasowa UE do 4 marca 2028 roku i art. 2 decyzji 2026/1912
Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 przedłuża ochronę czasową do 4 marca 2028 roku. Przedłużenie unijnego systemu nie zmienia automatycznie daty ważności każdego krajowego dokumentu i nie zwalnia pracodawcy ze sprawdzenia aktualnego statusu pracownika w Polsce.
Po sprostowaniu art. 2 decyzji stanowi, że — z poszanowaniem prawa Unii i praw podstawowych — ochrona czasowa ma być udzielana tylko osobom spełniającym obowiązki wojskowe w Ukrainie, a dowód ma być przedstawiany, gdy jest wymagany. Ten warunek stosuje się od 5 sierpnia 2026 roku. Nie stosuje się go do osób, które korzystały z ochrony czasowej w danym państwie członkowskim przed 4 sierpnia 2026 roku lub najpóźniej tego dnia i nieprzerwanie zachowały ją w tym samym państwie po tej dacie.
Przepis nie powierza pracodawcy rozstrzygania, czy konkretna osoba wykonała obowiązki wojskowe, ani nie ustanawia dla firmy procedury badania ukraińskich obowiązków wojskowych. Pracodawca powinien sprawdzić urzędowo potwierdzony status w Polsce i udokumentować wynik tej weryfikacji. W sprawie wątpliwego lub zmienionego statusu należy uzyskać rozstrzygnięcie właściwego organu zamiast samodzielnie przesądzać o prawie do ochrony.
Treść po sprostowaniu można sprawdzić w skonsolidowanej wersji decyzji na EUR-Lex oraz w polskim sprostowaniu opublikowanym przez EUR-Lex.
Najczęstsze pytania
Czy powiadomienie jest zezwoleniem na pracę?
Nie. Jest odrębnym obowiązkiem informacyjnym, który pozwala skorzystać ze zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia, jeżeli spełnione są wszystkie przesłanki ustawowe. Nie legalizuje samodzielnie pobytu.
Czy zgłoszenie kosztuje?
Nie. Powiadomienie jest bezpłatne.
Czy termin biegnie od daty umowy?
Nie. Siedem dni liczy się od faktycznego rozpoczęcia pracy.
Czy każda zmiana wynagrodzenia wymaga ponownego powiadomienia?
Ustawa wymienia obniżenie stawki wynagrodzenia. Sama podwyżka nie została wskazana w tym katalogu. Przy zmianie trzeba jednak sprawdzić całość nowych warunków.
Czy art. 2 decyzji UE pozwala pracodawcy żądać dokumentów wojskowych?
Decyzja nie tworzy dla pracodawcy osobnej procedury kontroli obowiązków wojskowych. Firma weryfikuje urzędowy status pobytowy i prawo do pracy, a nie wydaje własnej decyzji w sprawie ochrony czasowej.
Czy pracownik z Ukrainy zawsze wymaga powiadomienia?
Nie. Znaczenie mają status pobytowy, posiadane prawo do pracy i przepisy przejściowe. Osoba może mieć samodzielną podstawę dostępu do rynku pracy, która nie wymaga tego zgłoszenia.
Co zrobić, jeśli formularz zawiera błąd?
Nie należy pozostawiać rozbieżności między zgłoszeniem a rzeczywistymi warunkami. Trzeba ustalić z właściwym PUP sposób usunięcia błędu i zachować korespondencję.
Wsparcie ICG Mobility
Możemy ustalić właściwą ścieżkę, sprawdzić komplet danych i terminy oraz przygotować dokumentację do zgłoszenia. Zobacz zakres obsługi ICG Mobility albo przejdź do kontaktu.
← Wszystkie formalności