Oświadczenie o powierzeniu pracy jest uproszczoną podstawą wykonywania określonej pracy niesezonowej przez obywateli czterech państw. Pracodawca składa je elektronicznie, płaci opłatę 400 zł i czeka na wpis do ewidencji. Cudzoziemiec może rozpocząć pracę dopiero wtedy, gdy ma zarówno ważny tytuł pobytowy pozwalający na pracę, jak i prawidłowo wpisane oświadczenie.
Wpis nie zastępuje legalnego pobytu i nie przedłuża go do 24 miesięcy.
Dla obywateli jakich państw można złożyć oświadczenie?
Od 1 grudnia 2025 roku procedura obejmuje obywateli:
- Armenii;
- Białorusi;
- Mołdawii;
- Ukrainy.
Oświadczenie dotyczące obywatela Gruzji złożone w nowej sprawie od 1 grudnia 2025 roku nie może zostać wpisane na podstawie tej procedury. Rozporządzenie przewiduje jednak dwa odrębne rozwiązania przejściowe:
- obywatel Gruzji może kontynuować pracę na warunkach oświadczenia wpisanego do ewidencji przed 1 grudnia 2025 roku, do końca jego ważności;
- do postępowania wszczętego i niezakończonego przed 1 grudnia 2025 roku stosuje się przepisy dotychczasowe.
Zasady te wynikają odpowiednio z § 3 i § 4 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1617. Zmiana pracodawcy nie przenosi starego oświadczenia do nowej firmy.
Procedura nie obejmuje między innymi obywateli Nepalu, Indii ani Uzbekistanu.
Kiedy można zastosować oświadczenie?
Łącznie muszą być spełnione warunki z ustawy:
- cudzoziemiec jest obywatelem państwa wskazanego w rozporządzeniu;
- pracę powierza polski podmiot;
- praca ma być wykonywana na terytorium Polski;
- praca nie należy do zakresu działalności, dla których wydaje się zezwolenie na pracę sezonową;
- oświadczenie nie dotyczy pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej, reprezentowania spółki kapitałowej w organizacji, prowadzenia spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej ani działania jako prokurent;
- łączny okres pracy wskazany w oświadczeniu nie przekracza 24 miesięcy, a rozpoczęcie pracy nastąpi nie później niż w ciągu 6 miesięcy od złożenia oświadczenia.
Okres 24 miesięcy określa maksymalny czas objęty wpisem. Nie daje cudzoziemcowi prawa do pobytu przez cały ten okres, jeśli jego dokument lub inna podstawa pobytu wygasa wcześniej.
Kto składa oświadczenie i do którego urzędu?
Oświadczenie składa podmiot, który zamierza powierzyć pracę. Robi to wyłącznie elektronicznie przez system teleinformatyczny, w praktyce przez praca.gov.pl.
Sprawę prowadzi starosta właściwy ze względu na siedzibę podmiotu powierzającego pracę, a jeżeli podmiotem jest osoba fizyczna — ze względu na jej miejsce stałego pobytu. Obsługę wykonuje właściwy powiatowy urząd pracy.
Co przygotować?
Zakres załączników zależy od sprawy i aktualnego formularza. Poniższa lista jest checklistą operacyjną, którą przed wysłaniem trzeba potwierdzić w aktualnej karcie usługi i formularzu na praca.gov.pl. Zwykle trzeba przygotować:
- dane pracodawcy, osób reprezentujących i kontakt do firmy;
- dane cudzoziemca zgodne z dokumentem podróży;
- skan ważnego dokumentu podróży w wymaganym zakresie;
- opis pracy: stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce, okres, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy albo liczbę godzin i wynagrodzenie;
- wymagane oświadczenia pracodawcy;
- dowód wniesienia opłaty.
Od 1 grudnia 2025 roku opłata za oświadczenie wynosi 400 zł. Jest to opłata urzędowa za złożenie oświadczenia, niezależna od wynagrodzenia pełnomocnika lub firmy obsługującej postępowanie.
Co trzeba zrobić przed pierwszym dniem pracy?
Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy trzeba:
- otrzymać wpis oświadczenia do ewidencji;
- sprawdzić legalność pobytu i to, czy tytuł pobytowy pozwala wykonywać pracę;
- porównać warunki wpisu z uzgodnionymi warunkami pracy;
- zawrzeć pisemną umowę zgodną z warunkami oświadczenia;
- przed podpisaniem przedstawić cudzoziemcowi treść umowy w języku dla niego zrozumiałym;
- przekazać do organu umowę w języku polskim zawartą przez system albo — gdy zawarto ją poza systemem — jej kopię przez system, przed powierzeniem pracy.
Samo wysłanie wniosku lub opłacenie oświadczenia nie uprawnia do rozpoczęcia pracy. Potrzebny jest wpis do ewidencji.
Trzy odrębne zgłoszenia po wpisie
Ustawa przewiduje różne informacje dla różnych zdarzeń. Nie należy zastępować jednej drugą.
| Zdarzenie | Kto zgłasza | Co i kiedy przekazuje |
|---|---|---|
| Cudzoziemiec faktycznie rozpoczął pracę | podmiot powierzający pracę | informację o podjęciu pracy, w ciągu 7 dni od faktycznego rozpoczęcia |
| Cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w planowanym terminie | podmiot powierzający pracę | informację o niepodjęciu pracy, w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji |
| Strony wiedzą, że praca nie zostanie podjęta, albo praca zakończyła się przed datą końcową wpisu | podmiot powierzający pracę | odrębne powiadomienie o niepodjęciu albo wcześniejszym zakończeniu; art. 70 ust. 2 nie wyznacza odrębnego terminu liczonego w dniach |
Terminy, odrębne powiadomienie oraz jego skutek dla wpisu określa art. 70 ust. 1, 2 i 5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Wszystkie te informacje składa się elektronicznie. Po powiadomieniu z art. 70 ust. 2 o definitywnym niepodjęciu pracy albo wcześniejszym zakończeniu wpis oświadczenia ulega unieważnieniu z mocy prawa. Ustawa nie wyznacza dla tego powiadomienia terminu liczonego w dniach; operacyjnie zalecamy wysłać je niezwłocznie po potwierdzeniu zdarzenia. Przed wysłaniem trzeba potwierdzić fakty i zachować urzędowe poświadczenie przedłożenia.
Przykład terminów
Wpis wskazuje 1 października jako planowany początek pracy.
- Jeżeli cudzoziemiec faktycznie zaczyna 3 października, pracodawca przekazuje informację o podjęciu pracy w ciągu 7 dni od 3 października.
- Jeżeli cudzoziemiec nie zaczyna pracy, informację o niepodjęciu trzeba przekazać w ciągu 14 dni od 1 października.
- Jeżeli już 25 września strony potwierdzą, że zatrudnienie nie dojdzie do skutku, pracodawca wysyła odrębne powiadomienie o definitywnym niepodjęciu pracy. Nie trzeba czekać na upływ terminu z drugiego punktu.
Kiedy nie trzeba wpisywać nowego oświadczenia?
Ustawa wskazuje sytuacje, w których zmiana nie wymaga nowego oświadczenia. Najważniejsze z nich to:
- zmiany siedziby, miejsca stałego pobytu, miejsca prowadzenia działalności, nazwy albo formy prawnej podmiotu powierzającego pracę lub pracodawcy użytkownika;
- przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
- zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin, nie więcej niż do pełnego wymiaru, przy proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia;
- zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków;
- zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę;
- stwierdzenia przez Państwową Inspekcję Pracy, że praca była wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy.
Pełny katalog zmian niewymagających nowego oświadczenia zawiera art. 69 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Obowiązek proporcjonalnego podwyższenia wynagrodzenia przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy albo liczby godzin wynika odrębnie z art. 68 ust. 1 pkt 4 tej ustawy.
W innych przypadkach — na przykład przy zmianie pracodawcy, rodzaju pracy albo obniżeniu wynagrodzenia — trzeba ocenić potrzebę nowego oświadczenia przed zmianą warunków.
Oświadczenie a obywatel Ukrainy
Obywatel Ukrainy może należeć do grupy państw objętych oświadczeniem, ale nie oznacza to, że oświadczenie jest zawsze właściwą ścieżką. Jeżeli korzysta w Polsce z ochrony czasowej, zastosowanie ma procedura powiadomienia o powierzeniu pracy. Przy legalnym pobycie na innej podstawie trzeba porównać oświadczenie, przepisy przejściowe obowiązujące do 4 marca 2029 roku oraz ewentualne samodzielne prawo do pracy.
Nie warto składać oświadczenia „na zapas”. Wybór podstawy powinien odpowiadać rzeczywistemu statusowi cudzoziemca oraz pracy, którą ma wykonywać.
Najczęstsze pytania
Czy cudzoziemiec może rozpocząć pracę po samym wysłaniu oświadczenia?
Nie. Pracodawca musi poczekać na wpis do ewidencji, sprawdzić pobyt, zawrzeć właściwą umowę i przekazać ją lub jej kopię do organu przed rozpoczęciem pracy.
Czy 24 miesiące wpisu gwarantują pobyt przez 24 miesiące?
Nie. Oświadczenie dotyczy dostępu do pracy. Prawo pobytu sprawdza się oddzielnie przez cały okres zatrudnienia.
Czy można złożyć oświadczenie dla obywatela Gruzji?
W nowej sprawie wszczętej od 1 grudnia 2025 roku — nie, ponieważ Gruzji nie ma w aktualnym wykazie. Inaczej traktuje się postępowania wszczęte i niezakończone przed tą datą: stosuje się do nich przepisy dotychczasowe. Oświadczenie już wpisane przed 1 grudnia może natomiast stanowić podstawę kontynuacji pracy do końca jego ważności, na zapisanych w nim warunkach.
Czy opłata nadal wynosi 100 zł?
Nie. Od 1 grudnia 2025 roku opłata za oświadczenie wynosi 400 zł.
Czy informacja o niepodjęciu pracy i powiadomienie o definitywnym niepodjęciu to to samo?
Nie. Pierwsza informacja ma termin 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji. Odrębne powiadomienie służy potwierdzeniu, że praca nie zostanie podjęta, i powoduje unieważnienie wpisu z mocy prawa.
Czy aneks do umowy zastępuje nowe oświadczenie?
Jeżeli zmiana mieści się w ustawowym katalogu, nowy wpis nie jest potrzebny; aneks jedynie dokumentuje zmianę warunków. W pozostałych sytuacjach sam aneks nie legalizuje pracy na zmienionych warunkach.
Wsparcie ICG Mobility
Możemy sprawdzić, czy oświadczenie jest właściwą procedurą, przygotować dane do wpisu oraz zaplanować przekazanie umowy i późniejsze zgłoszenia. Zobacz zakres obsługi ICG Mobility albo przejdź do kontaktu.
← Wszystkie formalności