MOS i praca.gov.pl obsługują różne procedury. MOS służy przede wszystkim sprawom pobytowym, w których działa cudzoziemiec i wymagany podmiot wypełnia własny załącznik. W praca.gov.pl pracodawca prowadzi sprawy o zezwolenie na pracę, oświadczenie i ustawowe powiadomienia. Pomylenie portalu, osoby prowadzącej sprawę albo podpisującego może sprawić, że czynność nie zostanie skutecznie wykonana.
Mapa systemów
| Sprawa | System | Kto odpowiada za czynność | Dowód zakończenia etapu |
|---|---|---|---|
| Zezwolenie na pobyt czasowy, w tym pobyt i praca lub Niebieska Karta UE | MOS | Cudzoziemiec składa wniosek; pracodawca podpisuje wymagany załącznik | UPO wniosku otrzymane przez cudzoziemca |
| Załącznik nr 1 do wniosku pobytowego | MOS, przez link e-mail | Pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu | Podpisany i wysłany załącznik widoczny w procesie cudzoziemca |
| Zezwolenie na pracę | praca.gov.pl | Podmiot powierzający pracę | Wysłany dokument na indywidualnym koncie i urzędowe potwierdzenie |
| Oświadczenie o powierzeniu pracy | praca.gov.pl | Polski podmiot powierzający pracę | Wysłane oświadczenie, potwierdzenie i późniejszy wpis do ewidencji |
| Powiadomienie o pracy osoby korzystającej z ochrony czasowej | praca.gov.pl | Polski podmiot powierzający pracę | UPO lub inne potwierdzenie przyjęcia przez system |
| Powiadomienia dotyczące zezwolenia lub oświadczenia | praca.gov.pl | Podmiot wskazany przez ustawę | Potwierdzenie wysłania w terminie |
praca.gov.pl: konto pracodawcy i wymagany podpis
Elektroniczne zasady nowej ustawy obowiązują od 1 czerwca 2025 r. Ustawa została ogłoszona 12 maja 2025 r. i zgodnie z art. 114 weszła w życie pierwszego dnia miesiąca po upływie 14 dni od ogłoszenia.
Wniosek o zezwolenie na pracę i dokumenty składa się wyłącznie przez system teleinformatyczny. Wniosek wniesiony inaczej pozostawia się bez rozpoznania. Oświadczenie również składa się elektronicznie.
Indywidualne konto może założyć osoba upoważniona do reprezentowania pracodawcy, pracodawca będący osobą fizyczną albo sam podmiot będący jednostką organizacyjną lub przedsiębiorcą. Pisma i dokumenty wnosi się przez to konto. Dokumenty w systemie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Dostęp techniczny nie zastępuje umocowania. Przed wysłaniem sprawdź:
- czy formularz wskazuje prawidłowy podmiot powierzający pracę;
- czy osoba działająca na koncie może reprezentować ten podmiot w danej czynności;
- czy pełnomocnictwo obejmuje podpis i złożenie konkretnego dokumentu;
- czy podpis należy do osoby wskazanej jako składająca oświadczenia pod odpowiedzialnością karną;
- czy załączniki, opłata i dane cudzoziemca dotyczą tej samej sprawy.
Korespondencję dotyczącą zezwoleń i oświadczeń doręcza się na indywidualne konto. Nieodebrane pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach od umieszczenia na koncie. Sam e-mail lub SMS jest informacją pomocniczą, więc wyznacz osobę, która regularnie kontroluje konto.
MOS: cudzoziemiec składa wniosek, firma wypełnia swój załącznik
Od 27 kwietnia 2026 r. wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy składa się elektronicznie przez MOS. Wniosek złożony w innym trybie pozostawia się bez rozpoznania, z ustawowymi wyjątkami. Informacja UdSC o uruchomieniu MOS, art. 106c ustawy o cudzoziemcach
Cudzoziemiec podaje we wniosku adres e-mail pracodawcy. MOS wysyła na ten adres link do właściwego załącznika. Podmiot albo osoba działająca w jego imieniu wypełnia formularz i podpisuje go podpisem kwalifikowanym, osobistym albo zaufanym.
Załącznik firmy nie jest całym wnioskiem. Wniosek uważa się za złożony dopiero wtedy, gdy wymagane dokumenty są prawidłowo podpisane i cudzoziemiec otrzyma UPO.
Link do załącznika: przygotuj dane przed otwarciem
Aktualne Q&A UdSC wskazuje, że link pracodawcy jest ważny 30 dni. Częściowo wypełnionego załącznika nie można zapisać i później do niego wrócić. Można przekazać sam link, ale nie można przekazać zapisanych postępów ani dodać innych plików z części pracodawcy.
Przed wejściem w link przygotuj:
- dane cudzoziemca i właściwy rodzaj postępowania;
- nazwę stanowiska zgodną z klasyfikacją zawodów;
- miejsce i okres pracy;
- rodzaj umowy, wymiar lub godziny i wynagrodzenie;
- zakres podstawowych obowiązków;
- dane podmiotu i pracodawcy użytkownika, jeśli występuje;
- umocowanie oraz działający podpis elektroniczny osoby, która zakończy formularz.
Reprezentacja łączna i pełnomocnictwo
Przy reprezentacji łącznej UdSC wymaga, aby cudzoziemiec wysłał osobny link do każdej osoby, która łącznie reprezentuje spółkę. Każda z tych osób osobno wypełnia i podpisuje załącznik nr 1.
MOS nie udostępnia pracodawcy możliwości dołączenia pełnomocnictwa do jego części. Pracodawca przekazuje pełnomocnictwo cudzoziemcowi innym kanałem, a cudzoziemiec dołącza je do własnego wniosku. Po złożeniu sprawy pracodawca może dostarczać dokumenty do urzędu, powołując się na numer postępowania.
Nie przekazuj nikomu danych logowania cudzoziemca ani osoby reprezentującej firmę. Współpraca odbywa się przez role, linki i pełnomocnictwa przewidziane dla konkretnej czynności.
Checklista przed kliknięciem „wyślij”
- Właściwa procedura: sprawdź, czy sprawa dotyczy pobytu, pracy czy obu odrębnych postępowań.
- Właściwy system: MOS dla wniosku pobytowego, praca.gov.pl dla czynności pracodawcy w sprawach pracy.
- Właściwy podmiot: porównaj NIP, KRS/REGON, nazwę oraz pracodawcę użytkownika.
- Właściwy podpisujący: odczytaj sposób reprezentacji i pełnomocnictwo.
- Spójne warunki: stanowisko, zakres, miejsce, umowa, wymiar i płaca muszą odpowiadać planowanemu zatrudnieniu.
- Potwierdzenie: pobierz UPO i wersję wysłanego dokumentu.
- Monitoring: zapisz konto, termin i osobę odpowiedzialną za odbiór korespondencji.
Awaria systemu
Nie stosuj jednego „terminu awaryjnego” do wszystkich portali i czynności. Ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom zawiera osobne reguły dla konkretnych powiadomień, środków zaskarżenia i wniosków. Na przykład powiadomienia z art. 18–20 można wysłać najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii, która uniemożliwiła terminową czynność. Zachowaj komunikat błędu, czas próby i potwierdzenie pierwszej skutecznej wysyłki.
Przy problemie z linkiem MOS UdSC wskazuje adres techniczny si@udsc.gov.pl. Zgłoszenie techniczne nie jest samo w sobie UPO ani dowodem złożenia wniosku.
Przykład
Spółkę reprezentują łącznie dwaj członkowie zarządu. Cudzoziemiec wpisuje w MOS adresy obu osób i wysyła oddzielne linki. Każda osoba wypełnia i podpisuje własny załącznik zgodnie z instrukcją UdSC. Dopiero po powrocie wymaganych załączników cudzoziemiec podpisuje i wysyła swój wniosek. Firma zachowuje kopie swoich dokumentów, a cudzoziemiec pobiera UPO całego wniosku. Sam e-mail z linkiem ani podpis pierwszej osoby nie oznaczają skutecznego złożenia sprawy.
Pytania pracodawców
Czy pracodawca może złożyć w MOS wniosek za cudzoziemca?
Nie jako osoba składająca zwykły wniosek o pobyt czasowy. Cudzoziemiec składa i podpisuje swój wniosek, a pracodawca odpowiada za wymagany załącznik.
Czy jedna osoba może zacząć załącznik, a druga dokończyć i podpisać?
Aktualne Q&A UdSC wskazuje, że nie można zapisać części formularza ani przekazać dalej postępów. Sam link można przekazać, ale przed otwarciem trzeba uzgodnić, kto wypełni i podpisze całość.
Czy pełnomocnik firmy może podpisać załącznik nr 1?
Tak, jeżeli działa w imieniu i na rzecz pracodawcy oraz ma właściwe umocowanie. Dokument umocowania powinien zostać dołączony do wniosku cudzoziemca.
Czy UPO załącznika firmy oznacza, że wniosek pobytowy został złożony?
Nie. Skuteczne złożenie całego wniosku wymaga prawidłowych podpisów i UPO otrzymanego przez cudzoziemca dla wniosku.
Jeżeli potrzebujesz uporządkować role, podpisy i obieg dokumentów między MOS a praca.gov.pl, sprawdź zakres usług ICG i opisz sytuację w kontakcie.
← Wszystkie formalności