W podstawowej ścieżce zatrudnienia przez polską firmę o zezwolenie występuje pracodawca. Dokument określa warunki pracy i nie legalizuje samodzielnie pobytu cudzoziemca.
Co robi firma: ustala, czy kandydat potrzebuje zezwolenia, przygotowuje warunki zatrudnienia i dokumenty, składa wniosek, odbiera korespondencję, a po decyzji sprawdza warunki dopuszczenia do pracy. Co pozostaje osobnym etapem: właściwa podstawa wjazdu i pobytu pracownika. Zezwolenie na rok nie oznacza automatycznie prawa do rocznego pobytu.
Gdzie złożyć wniosek?
Nowe sprawy prowadzi się elektronicznie przez praca.gov.pl. Dla pracy na rzecz polskiego podmiotu właściwość wojewody ustala się co do zasady według siedziby albo miejsca pobytu stałego podmiotu, zgodnie z ustawą. Praca sezonowa ma osobną procedurę w PUP.
Wybierz aktualny formularz. Starsze nazwy typu A, B, C, D i E bywają używane opisowo, ale nie powinny kierować pracodawcy do nieaktualnej wersji wniosku.
Instrukcja wojewody wskazuje tryb elektroniczny i sposób ustalania właściwości organu. Adres zamieszkania kandydata nie zastępuje ustalenia właściwości dla pracodawcy.
Jak przygotować dokumenty?
Zbierz dane podmiotu i reprezentacji, dane paszportowe kandydata, informacje o stanowisku, rzeczywistych obowiązkach, miejscu i wymiarze pracy, wynagrodzeniu oraz planowanym okresie. Dodaj wymagane oświadczenia, załączniki i potwierdzenie opłaty z aktualnej listy właściwego organu.
Jeśli działa pełnomocnik, ustal zakres umocowania i sposób podpisania dokumentów. Nie utożsamiaj podpisu pod wnioskiem z podpisem pod każdym załącznikiem. Przykładowo instrukcja Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego dla obecnej procedury wymaga podpisania oświadczenia o okolicznościach z art. 13 przez pracodawcę i przestrzega przed użyciem starego wzoru z art. 88j. Przed wysłaniem sprawdź wymagania aktualnego formularza i sposób reprezentacji swojej firmy.
Organ może badać rzeczywisty charakter działalności, warunki zatrudnienia i przesłanki odmowy. Sam komplet plików nie przesądza o pozytywnej decyzji.
Kontrola przed wysłaniem wniosku
- Porównaj dane kandydata w formularzu z dokumentem podróży. Wyjaśnij rozbieżności w pisowni przed wysłaniem.
- Uzgodnij jedną wersję warunków: stanowisko, obowiązki, miejsce pracy, wymiar i wynagrodzenie. Nie składaj wniosku na podstawie oferty, którą kierownik zamierza jeszcze zmienić.
- Sprawdź, kto podpisuje wniosek i oświadczenia oraz czy dokumenty reprezentacji odpowiadają rzeczywistemu sposobowi działania firmy.
- Sprawdź wymagane załączniki na stronie właściwego organu. Nie zakładaj, że lista dokumentów dla delegowania jest taka sama jak przy zwykłej umowie z polską firmą.
- Wyznacz osobę odbierającą korespondencję w systemie i zastępstwo na jej nieobecność. Zachowaj potwierdzenie wysłania.
Ta lista porządkuje pracę firmy; nie zastępuje załączników wymaganych w konkretnej procedurze. ICG Mobility może przejąć kompletowanie dokumentacji, prowadzenie wniosku i monitorowanie sprawy. Pracodawca przekazuje rzeczywiste warunki zatrudnienia i informacje potrzebne do wniosku — nie da się zastąpić ich ogólnym opisem stanowiska.
Ile wynosi opłata?
Od 1 grudnia 2025 r. opłata dla zwykłego zezwolenia wynosi 200 zł przy okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy i 400 zł przy okresie dłuższym. Zezwolenie w związku z delegowaniem przez podmiot zagraniczny ma opłatę 800 zł.
Wiza, pobyt, tłumaczenia i usługa prowadzenia sprawy to odrębne pozycje. Zobacz zestawienie kosztów.
Stawki wynikają z § 2 rozporządzenia o opłatach. Przykładowo okres dokładnie trzech miesięcy mieści się w progu 200 zł; próg 400 zł dotyczy okresu dłuższego. W rozliczeniu obsługi ICG Mobility opłaty urzędowe rozliczamy osobno.
Co sprawdzić po otrzymaniu decyzji?
Porównaj zapisane warunki z planem zatrudnienia i umową. Przekaż dokument cudzoziemcowi, zapewnij właściwy pobyt i wykonaj obowiązek przesłania kopii umowy. Następnie sprawdź badania, BHP i obowiązki ubezpieczeniowe.
Ustal też, jakie zdarzenia trzeba zgłosić wojewodzie. Dotyczy to między innymi określonych zmian po stronie pracodawcy oraz sytuacji niepodjęcia, przerwania lub zakończenia pracy. Nie stosuj mechanicznie terminów właściwych dla oświadczenia.
Kiedy zawiadomić o niepodjęciu, przerwie lub zakończeniu pracy?
Przy zezwoleniu art. 19–20 ustawy przewidują następujące zdarzenia:
| Zdarzenie | Próg uruchamiający obowiązek |
|---|---|
| Niepodjęcie pracy | Upływ 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia bez rozpoczęcia pracy |
| Przerwa w pracy | Okres przekraczający 2 miesiące |
| Wcześniejsze zakończenie | Koniec pracy wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia |
Powiadomienie składa się elektronicznie w ciągu 7 dni od wystąpienia danej okoliczności. Tabela nie wyczerpuje zawiadomień: art. 18 obejmuje także wymienione tam zmiany dotyczące podmiotu i stanowiska. Kadry powinny otrzymywać informację o takich zdarzeniach, zanim upłynie termin zgłoszenia.
Czy firma może obiecać konkretny termin startu?
Może ustalić cel organizacyjny, ale decyzja, wiza i wjazd stanowią osobne etapy. Dostępność wizyty oraz wezwania do uzupełnienia dokumentów wpływają na harmonogram. Termin rozpoczęcia pracy potwierdź dopiero po zweryfikowaniu wymaganych podstaw.
Jeśli kandydat już przebywa w Polsce, sprawdź, czy jego obecna sytuacja umożliwia złożenie odpowiedniego wniosku pobytowego i ewentualną pracę podczas postępowania.
Co zrobić, gdy pracownik czeka na decyzję?
Oddziel plan przygotowania stanowiska od decyzji o dopuszczeniu do pracy. Ustal, czy kandydat ma już niezależne uprawnienie, które pozwala wykonywać tę konkretną pracę, czy dopiero oczekuje na jego uzyskanie. Sam numer nowego wniosku nie jest odpowiedzią. Sprawdź zasady pracy w czasie postępowania.
Jeżeli urząd wezwał do uzupełnienia, zapisz datę doręczenia, termin z wezwania, listę dokumentów i osobę odpowiedzialną za każdy z nich. Odpowiedź kieruj do właściwej sprawy wskazaną drogą. Unikaj równoległego wysyłania różnych wersji dokumentów przez kilka osób.
Przykład: decyzja jest, ale kandydat pozostaje za granicą
Firma otrzymała zezwolenie dla pracownika rekrutowanego z Nepalu. To zakończenie etapu dotyczącego pracy, a nie całej organizacji przyjazdu. Przed potwierdzeniem startu ustala dalszy etap wizowy, wymagania wyjazdu z Nepalu oraz dokumenty do dopuszczenia do pracy po przyjeździe. Nie rezerwuje obsady zmiany na podstawie samego otrzymania decyzji. Przykład jest ilustracyjny.
Przy takim scenariuszu przejdź do poradnika zatrudnienia Nepalczyka. Jeśli chcesz powierzyć prowadzenie swojej sprawy, opisz ICG Mobility etap postępowania i brakujące dokumenty.
← Wszystkie formalności