Nie ma jednej ceny zatrudnienia cudzoziemca. Dla pracodawcy budżet składa się z wynagrodzenia i składek, opłaty za właściwą procedurę pracy oraz kosztów organizacyjnych. Opłata urzędowa za dokument pracy wynosi obecnie od 0 do 800 zł, ale zwykle jest małą częścią całego kosztu. Najpierw ustal podstawę pracy i pobytu konkretnej osoby, a dopiero potem sumuj pozycje.
Jak ująć opłaty w budżecie?
| Planowany tryb | Opłata urzędowa | Kto prowadzi sprawę | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Zezwolenie na pracę na okres do 3 miesięcy | 200 zł | podmiot powierzający pracę | Nie płać przed ustaleniem właściwego rodzaju zezwolenia. |
| Zezwolenie na pracę na okres ponad 3 miesiące | 400 zł | podmiot powierzający pracę | Sam wniosek nie uprawnia jeszcze do rozpoczęcia pracy. |
| Zezwolenie związane z delegowaniem do Polski | 800 zł | podmiot delegujący, zgodnie z właściwym trybem | Nie myl delegowania z polskim zatrudnieniem bezpośrednim. |
| Zezwolenie na pracę sezonową | 100 zł | podmiot powierzający pracę | Tryb dotyczy pracy sezonowej, a nie każdego krótkiego zatrudnienia. |
| Oświadczenie o powierzeniu pracy | 400 zł | podmiot powierzający pracę | Najpierw sprawdź obywatelstwo, rodzaj pracy i pozostałe warunki oświadczenia. |
| Powiadomienie o pracy osoby korzystającej z ochrony czasowej | 0 zł | polski podmiot powierzający pracę | Brak opłaty nie znosi obowiązku powiadomienia ani kontroli pobytu. |
Stawki 200, 400, 800, 100 i 400 zł wynikają z § 2 rozporządzenia o opłatach i obowiązują dla spraw wszczynanych od 1 grudnia 2025 r. Powiadomienie z art. 5a ustawy nie jest wymienione w tym katalogu opłat; obowiązek i termin powiadomienia określa art. 5a ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
Nie doliczaj wszystkich procedur automatycznie
Zezwolenie na pracę, oświadczenie i powiadomienie to alternatywne podstawy dotyczące pracy w określonych sytuacjach. Nie tworzą pakietu, który zawsze trzeba kupić razem. Osobno ocenia się tytuł pobytowy cudzoziemca.
Jeśli cudzoziemiec sam składa wniosek o pobyt czasowy i pracę na podstawie art. 114 ust. 1, opłata skarbowa wynosi 440 zł; stroną tego postępowania jest cudzoziemiec, a nie pracodawca — wskazuje to FAQ Modułu Obsługi Spraw. Standardowa opłata za wydanie lub wymianę karty pobytu wynosi 100 zł zgodnie z § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia. Te kwoty nie stają się automatycznie kosztem pracodawcy; firma powinna ustalić, czy i na jakiej podstawie je finansuje.
Największa pozycja: wynagrodzenie i koszt płatnika
W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pełny etat wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Podstawą jest § 1–2 rozporządzenia o minimalnym wynagrodzeniu. To dolna granica ogólna; dokument legalizujący pracę lub regulacje branżowe mogą wymagać innego poziomu albo porównywalności wynagrodzenia.
Dla pracownika podlegającego polskim ubezpieczeniom płatnik finansuje 9,76% składki emerytalnej, 6,5% rentowej i całą składkę wypadkową — opisuje to ZUS. Stopa wypadkowa zależy od sytuacji płatnika; ZUS posługuje się 1,67% tylko jako stawką przykładową i poleca zastosować właściwą dla danego płatnika stopę wypadkową. FP i FS oraz FGŚP również wymagają sprawdzenia przesłanek i zwolnień; stawka FGŚP wynosi 0,10%, ale ZUS wymienia przypadki, w których składki się nie opłaca na stronie FGŚP.
Przykład obliczeniowy, nie wycena konkretnego zatrudnienia
Załóżmy umowę o pracę na pełny etat z wynagrodzeniem 4806 zł brutto. Przyjmijmy do przykładu stopę wypadkową 1,67%, brak zwolnień z FP/FS i FGŚP oraz brak wpłat do PPK.
| Pozycja finansowana przez pracodawcę | Obliczenie | Kwota przykładowa |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | — | 4806,00 zł |
| Emerytalna | 4806 × 9,76% | 469,07 zł |
| Rentowa | 4806 × 6,5% | 312,39 zł |
| Wypadkowa | 4806 × 1,67% | 80,26 zł |
| FP i FS | 4806 × 2,45% | 117,75 zł |
| FGŚP | 4806 × 0,10% | 4,81 zł |
| Razem w tym przykładzie | brutto + powyższe składki | 5790,28 zł |
Tabela nie obejmuje PPK ani kosztów wdrożenia. Jeśli pracownik uczestniczy w PPK, dolicz właściwą wpłatę pracodawcy; podstawowa wynosi 1,5% wynagrodzenia uczestnika. Przy podstawie 4806 zł to dodatkowe 72,09 zł, czyli 5862,37 zł z pozycjami tabeli.
Ten wynik nie jest uniwersalnym mnożnikiem. Zmieni się między innymi przy innej stopie wypadkowej, zwolnieniu z funduszu, innym tytule ubezpieczenia albo zastosowaniu zagranicznego systemu zabezpieczenia społecznego.
Koszty, które ujawniają się przed pierwszym dniem
W budżecie projektu rekrutacyjnego rozpisz osobno:
- tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca, gdy jest wymagane przez art. 5 ustawy;
- tłumaczenia przysięgłe, legalizację lub apostille dokumentów, jeśli konkretna procedura ich wymaga;
- badania wstępne, szkolenie BHP, środki ochrony, odzież i wyposażenie stanowiska;
- rekrutację, podróż, wizę, ubezpieczenie podróżne, zakwaterowanie i transport, jeżeli firma przyjmuje te koszty na siebie;
- obsługę kadrową, prawną lub relokacyjną;
- czas oczekiwania i ryzyko przesunięcia startu — wynagrodzenia za niewykonaną pracę nie należy tu zakładać automatycznie, ale wakat i reorganizacja mają realny koszt biznesowy.
Nie kupuj biletu i nie potwierdzaj bezwarunkowej daty rozpoczęcia tylko dlatego, że opłata została wniesiona. Wpłata nie jest decyzją, wpisem oświadczenia, wizą ani potwierdzeniem legalnego pobytu.
Przykład: trzy różne budżety dla tej samej pensji
Firma chce zatrudnić trzy osoby na 4806 zł brutto. Pierwsza ma podstawę pozwalającą pracować po bezpłatnym powiadomieniu, dla drugiej potrzebne jest roczne zezwolenie za 400 zł, a trzecia korzysta z oświadczenia za 400 zł. Miesięczny koszt płacowy może być podobny, lecz koszt i harmonogram legalizacji są inne. Jeżeli druga osoba równolegle składa własny wniosek pobytowy, 440 zł i 100 zł dotyczą jej odrębnej sprawy; firma nie powinna księgować ich jako obowiązkowego elementu każdego zezwolenia na pracę.
Checklista budżetowa HR
- Zapisz obywatelstwo, aktualny pobyt, miejsce pracy, stanowisko, umowę i planowane daty.
- Wskaż jedną właściwą podstawę pracy oraz osobno podstawę pobytu.
- Przypisz opłatę do podmiotu i konkretnej sprawy.
- Policz wynagrodzenie zgodne z prawem, dokumentem i zasadą porównywalności.
- Ustal właściwy system ubezpieczeń, stopę wypadkową i zwolnienia z funduszy.
- Dodaj realne koszty dokumentów, podróży, mieszkania, badań, BHP i wdrożenia.
- Wpisz bufor czasowy i osobę odpowiedzialną za każdy wydatek.
- Przed zapłatą sprawdź numer rachunku w aktualnej instrukcji właściwego organu.
Pytania pracodawców
Czy cudzoziemiec kosztuje pracodawcę więcej w ZUS tylko dlatego, że ma inny paszport?
Nie. Najpierw ustala się tytuł ubezpieczenia i system właściwy dla danej pracy. Obywatelstwo samo w sobie nie tworzy dodatkowej procentowej składki.
Czy 400 zł za zezwolenie obejmuje kartę pobytu?
Nie. To opłata za wniosek dotyczący zezwolenia na pracę na okres ponad 3 miesięcy. Postępowanie pobytowe i karta pobytu są odrębne.
Czy powiadomienie jest bezpłatne?
Tak, aktualne rozporządzenie nie ustanawia za nie opłaty. Nadal trzeba spełnić warunki i dokonać powiadomienia w terminie wskazanym w art. 5a.
Czy firma musi płacić za wizę, podróż i mieszkanie?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego modelu. Trzeba sprawdzić przepisy właściwe dla danej sytuacji oraz ustalenia umowne. W kosztorysie wpisz wyraźnie, kto ponosi każdy koszt i czy jest zwracany.
Czy można podać jedną cenę obsługi legalizacji?
Rzetelna wycena wymaga ustalenia liczby osób, ich statusu, procedur, lokalizacji i zakresu pełnomocnictwa. Opłaty urzędowe warto wykazywać osobno od wynagrodzenia usługodawcy.
ICG Mobility opisuje zakres wsparcia przy legalizacji i obsłudze pracodawców na stronie Usługi. Aby ustalić procedury i sposób przekazania niezbędnych informacji, skorzystaj z kontaktu.
← Wszystkie formalności