Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy zawrzyj pisemną umowę, zgodną z podstawą pracy i zrozumiałą dla pracownika. Jeżeli umowa po polsku nie jest dla niego zrozumiała, przed podpisaniem przedstaw mu pisemną wersję zrozumiałą. Jeżeli umowę zawierasz wyłącznie w języku obcym, przechowuj jej polskie tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego. Przy zezwoleniu lub oświadczeniu dochodzi osobny obowiązek przekazania organowi polskiej kopii umowy przed rozpoczęciem pracy.
Zakres poradnika
Tekst opisuje obowiązki dla osób objętych ustawą o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Ustawa wyłącza m.in. obywateli UE i EOG oraz wskazanych beneficjentów Umowy Wystąpienia Zjednoczonego Królestwa (art. 1 ust. 4 pkt 6); nie przenoś na nich automatycznie opisanych niżej obowiązków migracyjnych. Umowy i dokumentacja zatrudnienia nadal podlegają właściwym przepisom ogólnym. Nie rozstrzyga, czy w danym stanie faktycznym dopuszczalna jest umowa wyłącznie obcojęzyczna na podstawie ustawy o języku polskim, ani czy nazwana przez strony umowa cywilnoprawna odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy.
Cztery obowiązki i ich cele
| Obowiązek | Kiedy powstaje | Co ma osiągnąć |
|---|---|---|
| Pisemna umowa | przed dopuszczeniem do pracy, z ustawowym wyjątkiem dla określonych funkcji | udokumentować podstawę i warunki pracy |
| Wersja zrozumiała | gdy umowę sporządzono po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego | pozwolić pracownikowi poznać treść przed podpisaniem |
| Tłumaczenie przysięgłe na polski | gdy umowę zawarto wyłącznie w języku obcym | zapewnić przechowywaną polską wersję przez uprawnionego tłumacza |
| Kopia w języku polskim do organu | przy zezwoleniu lub oświadczeniu, przed pracą | wykonać obowiązek wobec organu wydającego zezwolenie albo prowadzącego ewidencję |
Wersja zrozumiała dla pracownika nie zawsze jest tłumaczeniem przysięgłym. Z kolei tłumaczenie przechowywane w aktach nie zastępuje wysłania kopii umowy, jeśli wymaga tego dana procedura.
Kto, co i kiedy
Pracodawca
Przed podpisaniem ustala język, którym pracownik rzeczywiście się posługuje, i porównuje projekt z dokumentem uprawniającym do pracy. Następnie zapewnia odpowiednią wersję językową, podpisy i przekazanie kopii, jeżeli praca odbywa się na zezwoleniu lub oświadczeniu.
Cudzoziemiec
Powinien otrzymać treść, którą rozumie, przed podpisaniem. Sam podpis pod polskim dokumentem nie dowodzi, że pracodawca wykonał obowiązek przedstawienia zrozumiałej wersji.
Tłumacz przysięgły
Jego udział jest wymagany do polskiego tłumaczenia umowy zawartej wyłącznie w języku obcym. Chodzi o tłumacza wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.
Czy każda umowa musi być po polsku?
Ustawa o powierzaniu pracy nie sprowadza obowiązku do jednego wariantu językowego. Reguluje skutki dwóch sytuacji:
- Umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się polskim — przed podpisaniem trzeba przedstawić mu na piśmie wersję dla niego zrozumiałą.
- Umowa jest zawarta w języku obcym — pracodawca przechowuje jej tłumaczenie na polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
PIP wskazuje, że umowa o pracę wyłącznie w języku obcym może być dopuszczalna w szczególności w warunkach art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim: na wniosek osoby niebędącej obywatelem polskim, władającej tym językiem, po pouczeniu jej o prawie do dokumentu po polsku. Nie stosuj tego skrótu bez sprawdzenia, czy wszystkie warunki dotyczą konkretnej umowy.
Co musi się zgadzać z podstawą pracy
Przed podpisaniem porównaj co najmniej:
- podmiot powierzający pracę;
- stanowisko i rzeczywisty zakres obowiązków;
- rodzaj umowy;
- wymiar czasu pracy albo liczbę godzin;
- wynagrodzenie i sposób jego określenia;
- miejsce oraz okres wykonywania pracy.
Przy zezwoleniu umowa ma uwzględniać warunki określone w zezwoleniu. Przy oświadczeniu ma uwzględniać warunki wpisanego oświadczenia. Zmiana korzystna dla pracownika nie zawsze jest administracyjnie neutralna. Przed podpisaniem aneksu sprawdź ustawowy katalog zmian dozwolonych bez nowej podstawy.
Kiedy i dokąd wysłać kopię
Zezwolenie na pracę
Podmiot przekazuje organowi, który wydał zezwolenie, kopię umowy w języku polskim przez system teleinformatyczny przed powierzeniem pracy. Ustawa ustanawia wyjątek dla umowy o pomocy przy zbiorach: kopię przekazuje się w ciągu 7 dni od powierzenia pracy.
Oświadczenie
Podmiot przekazuje kopię umowy w języku polskim organowi, który wpisał oświadczenie do ewidencji, przez system przed powierzeniem pracy. Jeżeli pracownik nie podjął pracy, nie twórz pozornego dokumentu tylko po to, by „zamknąć etap”; wykonaj właściwe zawiadomienie.
Powiadomienie
Art. 5a określa dane i termin samego powiadomienia, ale nie ustanawia analogicznego obowiązku przesłania kopii umowy jak art. 17 ust. 1 pkt 2 i art. 68 ust. 1 pkt 2. Nadal obowiązuje pisemna umowa i zasady językowe. Nie rozszerzaj mechanicznie obowiązku wysyłki z zezwolenia lub oświadczenia na tę procedurę.
Jak zorganizować podpisanie krok po kroku
- Ustal ostateczne warunki i porównaj je z podstawą pracy.
- Zapytaj pracownika, jaki język rozumie w stopniu pozwalającym ocenić umowę; nie zakładaj automatycznie angielskiego.
- Wybierz układ dokumentu: polski plus zrozumiała wersja albo dopuszczalna umowa obcojęzyczna z tłumaczeniem przysięgłym.
- Przedstaw pełną treść przed podpisaniem, łącznie z załącznikami wpływającymi na obowiązki stron.
- Zbierz podpisy w sposób wymagany dla danej formy umowy.
- Przy zezwoleniu lub oświadczeniu prześlij kopię w języku polskim do właściwej sprawy przed rozpoczęciem pracy; odrębny termin 7 dni przy umowie o pomocy przy zbiorach opisano wyżej.
- Zachowaj potwierdzenie wysłania, podpisaną umowę oraz wymagane wersje językowe.
- Dopiero po kontroli pobytu, prawa do pracy i kompletu formalności dopuść pracownika do zadań.
Przechowywanie
Umowę po polsku i jej zrozumiałą wersję albo umowę obcojęzyczną i jej tłumaczenie przysięgłe przechowuje się przez okres pracy oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu.
Przykład
Spółka ma zezwolenie dla pracownika z Indonezji na stanowisku spawacza. Projekt umowy jest tylko po polsku, a pracownik rozumie bahasa indonesia i niewiele angielskiego. HR planuje poprosić go o podpis w dniu rozpoczęcia pracy i wysłać skan tydzień później.
Proces trzeba zatrzymać. Firma powinna przed podpisaniem przedstawić pełną pisemną wersję zrozumiałą dla pracownika, podpisać umowę przed dopuszczeniem do pracy i przekazać polską kopię organowi przed rozpoczęciem. Ten przykład pokazuje kolejność; nie jest opisem sprawy prowadzonej przez ICG.
Kiedy nie dopuszczać do pracy
Nie dopuszczaj cudzoziemca do pracy, gdy:
- strony nie uzgodniły ostatecznych warunków;
- projekt jest sprzeczny z zezwoleniem lub oświadczeniem;
- nie wiesz, jaki język pracownik rozumie;
- polska umowa nie została przedstawiona w zrozumiałej wersji;
- umowa wyłącznie obcojęzyczna nie ma wymaganego tłumaczenia przysięgłego;
- brakuje podpisanej umowy przed pierwszym zadaniem;
- przy zezwoleniu lub oświadczeniu nie przekazano polskiej kopii do właściwego organu, a nie ma zastosowania opisany wyjątek dla pomocy przy zbiorach;
- w potwierdzeniu wysyłki widnieje inna sprawa albo inny organ.
Checklista akt osobowych i sprawy
- podpisana umowa i wszystkie załączniki;
- zrozumiała wersja przekazana przed podpisaniem, jeżeli była potrzebna;
- tłumaczenie przysięgłe na polski, jeżeli umowę zawarto wyłącznie w języku obcym;
- potwierdzenie porównania z podstawą pracy;
- potwierdzenie elektronicznego przekazania kopii przy zezwoleniu lub oświadczeniu;
- pisemna informacja o prawie wstępowania do związków zawodowych w języku zrozumiałym, wymagana przez art. 5 ust. 4;
- harmonogram przechowywania i osoba odpowiedzialna za aneksy.
Pytania pracodawców
Czy dwujęzyczna umowa zawsze musi być tłumaczeniem przysięgłym?
Nie wynika to automatycznie z samego faktu użycia dwóch języków. Obowiązek tłumaczenia przysięgłego z art. 5 ust. 3 dotyczy umowy zawartej w języku obcym. Trzeba osobno ustalić, jaki dokument strony zawierają i która wersja jest umową.
Czy pracownik może sam przetłumaczyć umowę?
Może pomóc ustalić, czy rozumie treść, ale własne tłumaczenie nie zastępuje tłumacza przysięgłego, gdy obowiązek z art. 5 ust. 3 powstał.
Czy kopię można wysłać po rozpoczęciu pracy?
Przy zezwoleniu i oświadczeniu zasadą jest wysyłka przed powierzeniem pracy. Ustawowy wyjątek z terminem 7 dni dotyczy umowy o pomocy przy zbiorach.
Czy powiadomienie wymaga przesłania skanu umowy?
Ustawa wymaga pisemnej umowy i danych w powiadomieniu, ale art. 5a nie zawiera odpowiednika obowiązku przekazania kopii z art. 17 i 68.
Czy można zmienić umowę aneksem?
Tak, strony mogą dokumentować zmianę aneksem, ale aneks nie rozstrzyga samodzielnie skutków dla zezwolenia, oświadczenia lub powiadomienia. Najpierw sprawdź zakres dopuszczalnej zmiany.
ICG Mobility może pomóc uporządkować warunki umowy i obowiązki proceduralne w ramach zakresu usług. Zakres analizy oraz sposób przekazania dokumentów ustalisz przez kontakt.
← Wszystkie formalności