Zezwolenie na pracę i legalny pobyt nie wystarczają do dopuszczenia pracownika do zadań. Przed rozpoczęciem sprawdź również wymagane badania, przeszkolenie, uprawnienia oraz przygotowanie stanowiska. Ustal to na konkretny dzień i zakres pracy, a nie wyłącznie na podstawie daty przyjazdu kandydata.
Poradnik opisuje przede wszystkim bezpośrednie zatrudnienie na umowie o pracę. Przy zleceniu obowiązki wymagają osobnej oceny, opisanej niżej. Przy pracowniku tymczasowym dochodzi podział zadań między agencję i pracodawcę użytkownika — zobacz poradnik o agencji i outsourcingu.
Kto przygotowuje dopuszczenie do pracy?
Poniższy podział to propozycja organizacji procesu. Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za czynność nie znosi ustawowej odpowiedzialności pracodawcy.
| Obszar | Proponowany prowadzący | Wynik przed dopuszczeniem do zadań |
|---|---|---|
| Pobyt i prawo do konkretnej pracy | HR lub osoba prowadząca legalizację | Spójne dokumenty, warunki i daty; wykonane czynności wymagane przed pracą |
| Badania | HR we współpracy z osobą znającą warunki stanowiska | Właściwe skierowanie i aktualne orzeczenie albo potwierdzenie wszystkich przesłanek ustawowego wyjątku od nowych badań |
| Szkolenie i instruktaż | Osoby uprawnione do prowadzenia właściwego szkolenia | Przekazana wiedza, sprawdzian tam, gdzie wymagany, i dokumentacja szkolenia |
| Stanowisko i wyposażenie | Przełożony we współpracy ze służbą BHP | Przygotowane miejsce, instrukcje i wymagane środki ochrony |
| Komunikacja | Przełożony i HR | Pracownik rozumie zadania, zagrożenia oraz sposób zgłoszenia problemu |
PIP opisuje kolejne obowiązki przy zatrudnieniu na umowie o pracę. W firmowym harmonogramie umieść przy każdym zadaniu osobę, termin i dowód wykonania.
Badania wstępne: sprawdź stanowisko i wcześniejsze dokumenty
Osoba przyjmowana do pracy co do zasady przechodzi badania wstępne na podstawie skierowania pracodawcy. Pracodawca pokrywa koszt badań. Orzeczenie musi odpowiadać rzeczywistemu stanowisku i warunkom opisanym w skierowaniu; sama informacja „zdolny do pracy” bez porównania tych warunków nie kończy oceny.
Jeśli kandydat przedstawia dokumenty od poprzedniego pracodawcy, najpierw sprawdź, czy zachodzi ustawowy wyjątek. Przy przyjęciu do pracy u innego pracodawcy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy potrzebne są aktualne orzeczenie i skierowanie, a nowy pracodawca musi stwierdzić zgodność warunków. Tę regułę stosuje się odpowiednio do osoby pozostającej równolegle w zatrudnieniu u innego pracodawcy. Wyjątek nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych. Osobna reguła dotyczy ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, na tym samym stanowisku lub w takich samych warunkach.
Działanie HR: przekazuj osobie przygotowującej skierowanie rzeczywiste zadania i narażenia, nie samą nazwę z oferty. Gdy dokument jest zagraniczny albo zakres badania jest niejasny, wyjaśnij jego przydatność z jednostką medycyny pracy. Nie zakładaj automatycznej równoważności.
Szkolenie BHP: ogólne i na stanowisku
Zaplanuj wymagane szkolenie przed dopuszczeniem do pracy. Instruktaż ogólny obejmuje nowo zatrudnionych, a instruktaż stanowiskowy przeprowadza się dla grup wskazanych w § 11 rozporządzenia, w szczególności pracowników na stanowiskach robotniczych i innych z określonymi narażeniami. Instruktaż na stanowisku prowadzi wyznaczona osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, z odpowiednimi kwalifikacjami, doświadczeniem i przygotowaniem do jego prowadzenia.
Instruktaż stanowiskowy kończy sprawdzian wiedzy i umiejętności. Gdy pracownik wykonuje pracę na kilku stanowiskach, obejmuje się nim każde z nich. Zmiana technologii, maszyn lub organizacji stanowiska może wymagać kolejnego instruktażu przygotowującego do nowych warunków. Potwierdzenie szkolenia zachowaj w dokumentacji zgodnie z § 12.
Nie dopisuj jednego czasu szkolenia dla wszystkich ról. Program ma odpowiadać pracy i zagrożeniom. Zwróć też uwagę na kodeksowy wyjątek przy kolejnej umowie bezpośrednio po poprzedniej, na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy. Szkolenia wymagane przez art. 237³ odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Jak upewnić się, że cudzoziemiec rozumie instrukcje?
Nie wnioskuj o znajomości języka wyłącznie z obywatelstwa. Przed szkoleniem ustal język komunikacji i przygotuj pomoc językową, jeżeli jest potrzebna. Zaplanuj ją także na hali, w magazynie lub przy maszynie, a nie tylko przy podpisywaniu umowy.
Praktyczna metoda to poproszenie pracownika, aby własnymi słowami objaśnił sposób zatrzymania urządzenia, zgłoszenia awarii i bezpiecznego wykonania zadania. To zalecenie organizacyjne, nie odrębny ustawowy egzamin językowy. Pozwala ocenić, czy wiedza została rzeczywiście przekazana. Sam podpis nie wykazuje zrozumienia wszystkich zagrożeń. Pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika z zasadami właściwymi dla wykonywanej pracy i zapewnić instrukcje.
Uprawnienia, ryzyko i wyposażenie
Przełożony powinien porównać pełny zakres zadań z uprawnieniami pracownika. Dokument legalizujący pracę nie potwierdza automatycznie kwalifikacji do obsługi urządzenia lub wykonywania zawodu regulowanego. Nie powierzaj takiego zadania, dopóki wymagania nie są spełnione.
Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe i informuje o nim pracownika. Zapewnia też wymagane środki ochrony indywidualnej oraz informację o ich używaniu. Dopasuj działania do rzeczywistych zagrożeń stanowiska.
Przykład organizacyjny: kandydat ma dokumenty pozwalające na zatrudnienie jako magazynier, ale kierownik planuje od razu powierzyć mu obsługę urządzenia wymagającego odrębnych kwalifikacji. HR sprawdza legalizację, a przełożony kwalifikacje i przygotowanie do tego zadania. Zatwierdzenie jednego obszaru nie zastępuje drugiego.
A jeśli firma zawiera umowę zlecenia?
Zlecenie nie usuwa obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków. Art. 304 § 1 Kodeksu pracy obejmuje pracodawcę, gdy osoba wykonuje pracę na innej podstawie w zakładzie pracy albo miejscu przez niego wyznaczonym. Paragraf 3 stosuje obowiązki bezpieczeństwa odpowiednio także do przedsiębiorcy niebędącego pracodawcą, który organizuje pracę osoby fizycznej. Nie oznacza to automatycznego przeniesienia każdego przepisu o badaniach pracowników na każdego zleceniobiorcę.
Według PIP potrzebę badań należy ocenić w związku z rodzajem pracy i zagrożeniami. Gdy zleceniodawca wymaga ich ze względu na te warunki, zleceniobiorca ma się im poddać. Obowiązki BHP i rozliczenie kosztów badań należy określić w umowie; nie działa tu automatycznie pracownicza zasada pokrycia kosztów przez pracodawcę.
Osobno oceń, czy rzeczywisty sposób pracy nie odpowiada stosunkowi pracy. Sama nazwa „zlecenie” nie przesądza kwalifikacji.
Checklista przed pierwszym zadaniem
- Sprawdziliśmy legalny pobyt i podstawę pracy na dzień rozpoczęcia.
- Warunki umowy i rzeczywiste zadania odpowiadają podstawie legalizacji.
- Spełniliśmy wymagania dotyczące formy i języka umowy oraz jej przekazania organowi, jeżeli mają zastosowanie.
- Mamy właściwe dokumenty badań; ewentualny wyjątek został sprawdzony w całości.
- Wykonano wymagane szkolenie, instruktaż i sprawdzian oraz zachowano potwierdzenia.
- Zweryfikowano uprawnienia, ryzyko i wyposażenie stanowiska.
- Pracownik rozumie zadania, instrukcje oraz sposób zgłoszenia zagrożenia.
- Wyznaczyliśmy osoby odpowiedzialne za wymagane zgłoszenia po rozpoczęciu pracy i przyszłe terminy.
Szczegóły obowiązków umownych i wyjątków opisuje poradnik o umowie i tłumaczeniu. Dokumenty i daty połącz z teczką cudzoziemca. Nie odkładaj czynności wymaganej przed pracą tylko dlatego, że inny obowiązek ma termin liczony od rozpoczęcia.
Jeżeli potrzebujesz sprawdzić pobyt, podstawę zatrudnienia i obowiązki legalizacyjne przed ustaleniem daty startu, zobacz zakres usług ICG Mobility lub opisz sytuację firmy. Badania i szkolenia organizuj z właściwymi specjalistami.
Pytania pracodawców
Czy zezwolenie na pracę zastępuje badania i BHP?
Nie. Legalizacja pracy, zdolność do pracy na stanowisku i przygotowanie do bezpiecznych zadań to odrębne wymagania.
Czy można przyjąć orzeczenie od poprzedniego pracodawcy?
Tylko po sprawdzeniu ustawowych przesłanek. Porównuje się także skierowanie i warunki pracy; sama aktualna data orzeczenia nie wystarcza.
Czy szkolenie po polsku wystarczy, jeżeli pracownik podpisał dokument?
Sam podpis nie rozstrzyga, czy pracownik poznał zasady i potrafi bezpiecznie wykonywać zadania. Zorganizuj przekaz i sprawdzenie wiedzy tak, aby były skuteczne dla tej osoby.
Czy szkolenie BHP może odbyć się dopiero po rozpoczęciu zadań?
Wymagane szkolenie wstępne i instruktaż na danym stanowisku muszą poprzedzać dopuszczenie do pracy. Ustawowego wyjątku przy kolejnej umowie nie należy rozszerzać na dowolnego nowego pracownika.
Czy przy zleceniu zawsze potrzebne są takie same badania jak przy etacie?
Nie automatycznie. Potrzebna jest ocena rodzaju pracy, zagrożeń i obowiązków organizatora, a następnie określenie właściwych wymagań. Zlecenie nie oznacza braku odpowiedzialności za bezpieczeństwo.
← Wszystkie formalności