Kandydat z Azji, który jest już w Polsce, może mieć inną ścieżkę niż osoba rekrutowana za granicą. Nie wynika z tego automatyczne prawo do pracy u nowego pracodawcy. HR rozdziela trzy kwestie: legalność pobytu, prawo do wykonywania pracy oraz zgodność planowanych warunków z dokumentem, na który kandydat się powołuje.
data rozmowy, podpisania oferty i rozpoczęcia pracy to trzy różne daty. Potwierdź ostatnią dopiero po analizie dokumentów. Zdjęcie karty, PESEL, umowa najmu albo poprzednia umowa mogą pomóc w identyfikacji sprawy, ale same nie wystarczają do oceny nowego zatrudnienia.
Dokumenty, o które warto poprosić
Poproś o dokument podróży, kartę pobytu lub wizę oraz pełną decyzję, jeśli kandydat ją posiada. Następnie zbierz dokument związany z dotychczasową pracą i informację, czy kandydat złożył wniosek pobytowy. Zapisz też: poprzedniego pracodawcę, ostatni dzień pracy, proponowane stanowisko, miejsce, wymiar i wynagrodzenie u nowej firmy.
Weryfikuj wyłącznie dane potrzebne do ustalenia podstawy pobytu i pracy. Jeżeli dokument budzi wątpliwość, nie próbuj rozstrzygać po nazwie karty; porównaj jej treść z decyzją albo poproś o wyjaśnienie przed wyznaczeniem startu.
Gdy kandydat ma dokument związany z poprzednią firmą
Zezwolenie na pracę lub zezwolenie pobytowe powiązane z warunkami pracy nie przechodzi automatycznie na nową spółkę. Ustawa traktuje pracę na innych warunkach lub stanowisku niż wskazane w odpowiednim dokumencie jako problem, chyba że przepisy dopuszczają zmianę albo osoba ma inną podstawę uprawniającą do pracy. Dlatego najpierw czytaj decyzję oraz ustal, czy potrzebna jest nowa podstawa pracy, zmiana zezwolenia pobytowego i pracy, czy kandydat korzysta z niezależnego zwolnienia.
Nie obiecuj startu na podstawie samego potwierdzenia wysłania wniosku. Zasady zmiany zezwolenia zależą od dokumentu, który kandydat ma obecnie, i od zdarzeń w jego sprawie.
Gdy kandydat czeka na decyzję pobytową
Legalność pobytu w toku postępowania oraz prawo do wykonywania pracy są odrębnymi ocenami. Przy kontynuacji pracy znaczenie ma historia poprzedniego pobytu i zatrudnienia, data oraz kompletność wniosku. Nie wynika z tego ogólne prawo do rozpoczęcia pracy w nowej firmie.
Poproś o potwierdzenie złożenia wniosku, informację o wezwaniu do uzupełnienia i dokumenty dotyczące pracy bezpośrednio przed złożeniem. Następnie ustal z doradcą lub właściwą instrukcją, czy warunki kontynuacji w ogóle występują. Poradnik o pracy w trakcie postępowania służy jako mapa pytań, nie jako zamiennik oceny dokumentów.
Student i absolwent: nie używaj jednego skrótu
„Studiuję” i „skończyłem studia” opisują różne sytuacje. Dla bieżącego studenta istotne są między innymi forma studiów oraz warunki dotyczące jednostki prowadzącej studia. Dla absolwenta polskiej uczelni ustawa wskazuje odrębną przesłankę związaną z ukończeniem studiów w uczelni mającej siedzibę w Polsce. Nie przenoś warunku studiów stacjonarnych na absolwenta tylko dlatego, że taki warunek pojawia się przy części zwolnień dla studentów.
Rozdziel także dwie podstawy aktualnego studenta: zezwolenie pobytowe z art. 144 ustawy o cudzoziemcach, dające dostęp z art. 3 ust. 1 pkt 14, oraz zwolnienie z § 1 pkt 12 rozporządzenia, wymagające studiów stacjonarnych i właściwego statusu jednostki. Absolwent korzystający z art. 3 ust. 5 musi mieć również wskazaną tam podstawę pobytu.
Poproś o aktualne zaświadczenie, gdy kandydat jest studentem, albo dokument ukończenia studiów, gdy twierdzi, że jest absolwentem. Sprawdź, jaki dokument pobytowy posiada i czy powoływane zwolnienie rzeczywiście dotyczy tej osoby. Dyplom zagraniczny, legitymacja lub informacja przekazana rekruterowi nie przesądza o zwolnieniu. Sprawdź scenariusze dla studentów i absolwentów.
Cztery możliwe wyniki analizy HR
| Wynik | Co zapisuje HR | Co nie powinno się wydarzyć |
|---|---|---|
| Niezależne prawo do pracy jest potwierdzone | Dokument, podstawa i data weryfikacji; dalej standardowy onboarding. | Użycie samego oświadczenia kandydata zamiast dokumentu. |
| Dokument wiąże pracę z innym podmiotem lub warunkami | Braki i właściwa ścieżka zmiany przed startem. | Dopuszczenie do pracy „na okres przejściowy”. |
| Sprawa pobytowa jest w toku | Historia pobytu i pracy, dokument złożenia i zakres dozwolonej kontynuacji. | Założenie, że stempel albo potwierdzenie wniosku pozwala każdemu zacząć nową pracę. |
| Dokumentów nie wystarcza | Lista konkretnych dokumentów do uzupełnienia oraz osoba odpowiedzialna. | Wpisanie daty startu tylko po to, aby zamknąć rekrutację. |
Scenariusz: kandydat z Indonezji w Poznaniu
Kandydat przedstawia kartę pobytu i mówi, że pracował w innej spółce. Nowa firma nie organizuje mu pierwszej wizy, ale prosi o pełną decyzję i dokumenty dotyczące obecnej pracy. HR porównuje proponowane warunki z dokumentami, ustala, czy istnieje niezależne zwolnienie, i dopiero potem planuje właściwy wniosek albo onboarding. Ten sam porządek stosuje się wobec osób z Chin, Indonezji, Sri Lanki i Bangladeszu: kraj pochodzenia pomaga dotrzeć do informacji, lecz nie rozstrzyga statusu.
ICG Mobility może przejrzeć dokumenty pod kątem potrzebnej procedury i uporządkować listę braków. Sprawdź zakres usług lub skontaktuj się z ICG Mobility, zanim firma potwierdzi kandydatowi konkretną datę rozpoczęcia pracy.
← Wszystkie formalności