Koniec umowy, koniec prawa do pracy i koniec legalnego pobytu to trzy odrębne daty. Zamknięcie teczki kadrowej nie zastępuje zgłoszenia migracyjnego, a ważne zezwolenie na pracę nie przedłuża pobytu. Najpierw zbuduj jedną oś czasu, a potem przypisz obowiązki do właściwej osoby i podstawy prawnej.
Cztery daty, które trzeba widzieć osobno
W karcie kontroli wpisz:
- datę ważności dokumentu podróży;
- ostatni dzień legalnego pobytu wynikający z właściwego tytułu albo skutecznego postępowania;
- ostatni dzień podstawy pracy: decyzji, zezwolenia, oświadczenia, powiadomienia lub zwolnienia;
- datę rozwiązania albo wygaśnięcia umowy.
Dodaj terminy na zgłoszenia oraz daty wysłania, UPO i doręczeń. Przypomnienia 90, 60 i 30 dni przed końcem są praktyką organizacyjną. Nie są ustawową gwarancją, że w tym czasie będzie można złożyć każdy wniosek albo otrzymać decyzję.
Czy złożony wniosek wystarczy do dalszej pracy?
Nie zawsze. Legalizacja pobytu i legalizacja pracy są oceniane oddzielnie. Nowy wniosek może chronić pobyt lub pozwalać kontynuować określoną pracę tylko po spełnieniu wszystkich warunków danego przepisu, między innymi terminu, braków formalnych, ciągłości podmiotu, stanowiska i warunków. Zobacz pracę w trakcie postępowania oraz prawo do pobytu a prawo do pracy.
Jeżeli nie ma potwierdzonej podstawy do dalszej pracy, firma nie powinna przydzielać zadań po dacie granicznej. Nie należy antydatować umów, aneksów ani zgłoszeń.
Zakończenie pracy: tabela obowiązków migracyjnych
| Podstawa pracy lub pobytu | Kto działa | Co i kiedy |
|---|---|---|
| Zezwolenie na pracę | Pracodawca | Powiadamia organ, jeżeli cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia; zgłoszenie elektroniczne w 7 dni od zdarzenia |
| Oświadczenie | Pracodawca | Powiadamia starostę, który dokonał wpisu, przez właściwy system teleinformatyczny, że cudzoziemiec zakończył pracę przed datą z ewidencji; art. 70 ust. 2 nie podaje liczby dni, dlatego operacyjnie wysyłaj informację niezwłocznie po potwierdzeniu daty |
| Pobyt czasowy i praca z art. 114 | Cudzoziemiec | Pisemnie zawiadamia właściwego wojewodę o utracie pracy w 15 dni roboczych |
| Pobyt czasowy i praca z art. 114 | Pracodawca wskazany w decyzji | Pisemnie zawiadamia właściwego wojewodę o utracie pracy u niego w 15 dni od zdarzenia |
| Niebieska Karta UE | Cudzoziemiec | Pisemnie zawiadamia wojewodę o utracie pracy w 15 dni roboczych; szczególne reguły okresu bez pracy zależą od tego, jak długo cudzoziemiec przebywał w Polsce na podstawie tego zezwolenia |
| Powiadomienie dla osoby korzystającej z ochrony czasowej | Pracodawca | Art. 5a ust. 5 wymienia ponowne powiadomienie przy czterech zmianach warunków, ale nie ustanawia osobnego zgłoszenia wcześniejszego końca pracy |
Zezwolenie na pracę
Obowiązek z art. 19 powstaje, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu dwóch miesięcy od początkowej daty zezwolenia, przerwał pracę na ponad dwa miesiące albo zakończył ją wcześniej niż dwa miesiące przed końcem ważności zezwolenia. Powiadomienie składa się elektronicznie w ciągu 7 dni. Gdy system nie działa i uniemożliwia terminowe zgłoszenie, ustawa pozwala wysłać je najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii.
Jeżeli praca kończy się w ostatnich dwóch miesiącach ważności zezwolenia, art. 19 pkt 3 nie tworzy tego zgłoszenia. Nie zmienia to obowiązków z prawa pracy, ubezpieczeń ani ewentualnej decyzji pobytowej.
Oświadczenie
Pracodawca powiadamia starostę, który wpisał oświadczenie, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją przed datą końcową wpisaną do ewidencji. Zawiadomienie z art. 70 ust. 2 unieważnia wpis z mocy prawa. Nie wysyłaj go „na zapas”, jeśli praca ma być kontynuowana.
Ustawa nie podaje terminu liczonego w dniach dla informacji z art. 70 ust. 2. Rekomendacja „wyślij niezwłocznie po ustaleniu faktycznego końca” jest zasadą organizacyjną, nie cytatem z ustawy.
Zwykły pobyt czasowy i praca
Cudzoziemiec ma 15 dni roboczych na pisemne zawiadomienie wojewody o utracie pracy u któregokolwiek podmiotu wymienionego w decyzji. Pracodawca wskazany w tej decyzji ma osobny obowiązek: zawiadamia wojewodę w ciągu 15 dni od utraty pracy u niego. Jedno zgłoszenie nie zastępuje automatycznie drugiego.
Po prawidłowym zgłoszeniu cudzoziemiec może korzystać z trzydziestodniowej ochrony przed cofnięciem zezwolenia z przyczyn wskazanych w art. 101 pkt 1–2. Przy utracie pracy u wszystkich podmiotów ochronę stosuje się nie więcej niż raz w okresie ważności zezwolenia. Nie jest to automatyczne zezwolenie na podjęcie dowolnej nowej pracy.
Niebieska Karta UE
Posiadacz zawiadamia wojewodę o utracie pracy w 15 dni roboczych. Art. 133 ust. 2 różnicuje dopuszczalny okres pozostawania bez pracy według tego, czy cudzoziemiec przebywał w Polsce na podstawie Niebieskiej Karty krócej niż dwa lata, czy co najmniej dwa lata. Przy decyzjach udzielonych przed 1 czerwca 2025 r. trzeba dodatkowo zastosować regułę przejściową, dlatego najpierw odczytaj datę decyzji. Szczegółowe rozróżnienie znajdziesz w poradniku Niebieska Karta UE.
Zamknięcie kadrowe i ubezpieczeniowe
Przy umowie o pracę pracodawca co do zasady wydaje świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni. Jeżeli obiektywnie nie może wydać go tego dnia, ma 7 dni na przesłanie lub inne doręczenie. Wydania świadectwa nie można uzależnić od rozliczenia się pracownika.
Płatnik wyrejestrowuje ubezpieczonego na ZUS ZWUA co do zasady w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. Trzeba też rozliczyć ostatnią listę płac, urlop lub ekwiwalent zgodnie z właściwą umową oraz uporządkować akta.
Ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom wymaga przechowywania kopii dokumentów pobytowych i danych związanych z uprawnieniem do zatrudnienia przez czas pracy oraz przez 2 lata od końca roku, w którym ustał stosunek prawny, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu. Dokumentacja pracownicza może podlegać dłuższym terminom.
Harmonogram dla pracodawcy
Przed końcem
- Ustal, która data kończy umowę, pobyt i podstawę pracy.
- Zapytaj, czy strony planują kontynuację i na jakich warunkach.
- Sprawdź, kto składa kolejny wniosek i czy spełni warunki ciągłości pracy.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za każdy termin i osobę zastępującą.
- Zapisz najpóźniejszy dzień, w którym pracownik może zostać dopuszczony do pracy na obecnej podstawie.
W dniu zakończenia
- Potwierdź faktyczny ostatni dzień i wyłącz dalsze planowanie pracy.
- Wydaj dokumenty pracownicze i przekaż cudzoziemcowi datę potrzebną do jego zgłoszenia.
- Zabezpiecz wersję umowy, decyzji i dowody dotychczasowych zgłoszeń.
Po zakończeniu
- Wyślij właściwe zawiadomienia migracyjne.
- Wyrejestruj z ubezpieczeń i zamknij rozliczenia.
- Pobierz UPO albo zachowaj dowód doręczenia.
- Oznacz w systemie HR, że nowe dopuszczenie do pracy wymaga ponownej kontroli pobytu i pracy.
Przykład
Zezwolenie na pracę jest ważne do 31 grudnia, ale umowa kończy się 30 września. To zakończenie następuje wcześniej niż dwa miesiące przed końcem zezwolenia, więc pracodawca składa elektroniczne powiadomienie z art. 19 i 20 w ciągu 7 dni. Jeśli cudzoziemiec ma równocześnie zezwolenie na pobyt czasowy i pracę z tym pracodawcą, firma zawiadamia wojewodę także na podstawie art. 121 ust. 4 w ciągu 15 dni, a cudzoziemiec wykonuje własny obowiązek w 15 dni roboczych.
Pytania pracodawców
Czy ważna karta pobytu wystarczy po końcu zezwolenia na pracę?
Nie zawsze. Trzeba odczytać rodzaj decyzji i zakres prawa do pracy. Sama karta potwierdza status pobytowy, ale nie opisuje wszystkich warunków zatrudnienia.
Czy zgłoszenie firmy zwalnia cudzoziemca z zawiadomienia wojewody?
Nie. Przy zwykłym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę art. 121 ustanawia dwa odrębne obowiązki i dwa różne sposoby liczenia terminu.
Czy powiadomienie o końcu pracy na oświadczeniu ma termin 7 dni?
Art. 70 ust. 2 nie podaje terminu w dniach. Siedem dni dotyczy zgłoszenia podjęcia pracy, a 14 dni — niepodjęcia pracy od planowanej daty. Informację o wcześniejszym końcu rekomendujemy wysłać niezwłocznie po ustaleniu faktu.
Czy paszport tracący ważność zawsze kończy ważność decyzji pobytowej tego samego dnia?
Nie należy przyjmować takiego automatyzmu. Trzeba sprawdzić decyzję, dokument pobytowy i obowiązki wymiany lub przedstawienia dokumentu. Firma ma jednak obowiązek żądać przed pracą ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w przypadkach objętych art. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
Jeżeli potrzebujesz uporządkować daty, zgłoszenia i dokumenty końcowe, sprawdź zakres usług ICG i opisz sytuację w kontakcie.
← Wszystkie formalności