O zezwolenie na pobyt czasowy i pracę występuje cudzoziemiec. Pracodawca nie jest stroną postępowania, ale przygotowuje i podpisuje w MOS załącznik opisujący rzeczywiste zatrudnienie. Te dwie role trzeba połączyć w jednym harmonogramie, ponieważ wniosek nie zostanie skutecznie złożony bez wymaganych podpisów i urzędowego poświadczenia odbioru.
Kiedy ta ścieżka ma sens?
Zwykłe zezwolenie na pobyt czasowy i pracę służy osobie, której celem pobytu w Polsce jest praca i która spełnia warunki z art. 114 ustawy o cudzoziemcach. Przed rozpoczęciem przygotowań trzeba sprawdzić także przesłanki wyłączające tę procedurę. Ustawa przewiduje odrębne ścieżki między innymi dla pracy sezonowej, pracy wymagającej wysokich kwalifikacji oraz niektórych przypadków delegowania i działalności gospodarczej.
Co do zasady okoliczności sprawy muszą uzasadniać pobyt dłuższy niż trzy miesiące. Zezwolenie na pobyt czasowy wydaje się na okres potrzebny do realizacji celu pobytu, nie dłuższy niż trzy lata. Nie jest to obietnica uzyskania decyzji ani maksymalnego okresu w każdej sprawie.
Najpierw sprawdź warunki zatrudnienia
Przy tej procedurze muszą być spełnione łącznie między innymi następujące warunki:
- cudzoziemiec ma wymagane ubezpieczenie zdrowotne albo potwierdzenie pokrycia kosztów leczenia w Polsce;
- stanowisko nie jest objęte właściwą listą ograniczeń dostępu;
- wynagrodzenie wpisane przez pracodawcę nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze porównywalną pracę;
- miesięczne wynagrodzenie nie jest niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju stosunku prawnego.
Jeżeli cudzoziemiec spełnia warunki zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, nie stosuje się wymogów dotyczących listy ograniczeń i porównania płacy z art. 114 ust. 1 pkt 3–4. Wymóg ubezpieczenia uważa się za spełniony także wtedy, gdy cudzoziemiec będzie podlegał obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu w związku z pracą stanowiącą podstawę wniosku.
W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł miesięcznie od 1 stycznia. W procedurze z art. 114 nie należy więc proporcjonalnie obniżać tego progu tylko dlatego, że zatrudnienie ma obejmować część etatu. Jeśli cudzoziemiec ma pracować dla kilku podmiotów, ustawa pozwala ocenić sumę wynagrodzeń wskazanych w załącznikach, ale każdy podmiot musi przygotować dane odpowiadające swojemu zatrudnieniu.
Kto robi co i kiedy?
| Etap | Cudzoziemiec | Pracodawca | Moment kontrolny |
|---|---|---|---|
| Ocena ścieżki | Pokazuje podstawę pobytu, dokument podróży i historię spraw pobytowych | Ustala rzeczywisty podmiot, stanowisko, miejsce, umowę, czas pracy i wynagrodzenie | Przed przygotowaniem załącznika |
| Przygotowanie MOS | Zakłada własne konto i rozpoczyna właściwy wniosek | Wyznacza osobę uprawnioną do podpisu i sprawdza jej środek podpisu elektronicznego | Przed wysłaniem odnośnika do załącznika |
| Załącznik pracodawcy | Wskazuje we wniosku adres e-mail podmiotu | Wypełnia formularz po otrzymaniu odnośnika i podpisuje go podpisem kwalifikowanym, osobistym albo zaufanym | Zanim cudzoziemiec zakończy złożenie wniosku |
| Złożenie | Podpisuje własny wniosek i załączniki, za które odpowiada, oraz odbiera UPO | Zachowuje kopię podpisanego załącznika i uzgodnione warunki | Najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu, jeżeli ustawa nie przewiduje wyjątku |
| Postępowanie | Odbiera pisma, uzupełnia braki i stawia się na wezwanie | Dostarcza aktualne dowody dotyczące firmy lub zatrudnienia | W terminie wskazanym w wezwaniu |
| Po decyzji | Udostępnia decyzję i kartę oraz zgłasza istotne zmiany | Porównuje warunki decyzji z umową i pilnuje obowiązków informacyjnych | Przed pracą na nowej podstawie i przy każdej zmianie |
Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy składa się elektronicznie przez MOS. Wniosek złożony w innym trybie pozostawia się bez rozpoznania, poza wyjątkami ustawowymi. Załącznik pracodawcy również wypełnia się w MOS przez odnośnik wysłany na adres wskazany we wniosku.
Wniosek uważa się za złożony po prawidłowym podpisaniu wniosku i wymaganych załączników oraz otrzymaniu UPO. Samo zapisanie wersji roboczej, wysłanie pracodawcy odnośnika albo podpisanie załącznika firmy nie kończy procesu.
Co dokładnie opisuje firma?
Załącznik pracodawcy obejmuje dane podmiotu i pracodawcy użytkownika, jeżeli występuje, a także warunki przyszłej pracy: stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania, podstawę prawną, wymiar czasu lub liczbę godzin, wynagrodzenie, zakres podstawowych obowiązków i planowany okres zatrudnienia. Dane muszą odpowiadać ofercie, umowie i faktycznemu modelowi pracy.
Przed podpisem przeprowadź dwie kontrole:
- Kontrola kadrowa: nazwa stanowiska, kod zawodu, miejsce pracy, wymiar, umowa i płaca są zgodne z projektem umowy oraz listą płac.
- Kontrola korporacyjna: podpisujący może reprezentować podmiot albo ma prawidłowe umocowanie, a firma jest w stanie wykazać rzeczywistą działalność i możliwość finansowania zatrudnienia.
Czy złożenie wniosku pozwala rozpocząć pracę?
Nie. Złożenie wniosku pobytowego może mieć skutek dla legalności pobytu po spełnieniu ustawowych warunków, lecz samo w sobie nie tworzy uniwersalnego prawa do pracy. Przed dopuszczeniem do pracy trzeba osobno ustalić aktualną podstawę pracy albo spełnienie warunków jej kontynuacji. Zobacz pracę w trakcie postępowania i różnicę między prawem pobytu a prawem do pracy.
Co sprawdzić w decyzji i po zmianie warunków?
W typowej decyzji z art. 114 organ wskazuje podmiot powierzający pracę i ewentualnego pracodawcę użytkownika, stanowisko lub rodzaj pracy, najniższe wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz rodzaj umowy. Jeśli cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, decyzja nie wiąże zatrudnienia tym katalogiem i zawiera informację o zwolnieniu.
Nie każda zmiana wymaga nowej decyzji. Ustawa przewiduje określone wyjątki, między innymi zmianę siedziby lub formy prawnej pracodawcy, przejście zakładu pracy, zwiększenie wymiaru przy proporcjonalnym wzroście płacy, zmianę nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków oraz zmianę umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę. Podmiot powierzający pracę ma jednak obowiązek pisemnego zawiadomienia wojewody o takich zmianach w terminie 15 dni roboczych. Inne zmiany mogą wymagać zmiany zezwolenia albo nowego zezwolenia.
Lista dowodów przed wysłaniem
Po stronie cudzoziemca:
- ważny dokument podróży i cyfrowe odwzorowanie wszystkich stron;
- aktualna fotografia zgodna z wymaganiami MOS;
- dowód aktualnej podstawy legalnego pobytu i termin jej obowiązywania;
- dowód ubezpieczenia zdrowotnego albo pokrycia kosztów leczenia;
- dokumenty dotyczące kwalifikacji, jeżeli wymaga ich stanowisko lub zawód regulowany;
- potwierdzenie opłaty, podpisu i UPO;
- tłumaczenia dokumentów, jeżeli są wymagane.
Po stronie pracodawcy:
- projekt umowy zgodny z załącznikiem;
- opis stanowiska, zakres obowiązków, miejsce pracy i kod zawodu;
- porównanie płacy z pracownikami na podobnych stanowiskach;
- potwierdzenie spełnienia obowiązującego minimalnego miesięcznego wynagrodzenia; próg zwykłego zezwolenia nie zostaje utrwalony na rok złożenia wniosku;
- dokument umocowania osoby podpisującej oraz kopia podpisanego załącznika;
- dowody rzeczywistej działalności i możliwości finansowania zatrudnienia, jeśli organ ich zażąda;
- wersja decyzji przekazana do kontroli przed zmianą warunków.
Opłata skarbowa i opłata za kartę są odrębne. Przy zezwoleniu dla pracownika na podstawie art. 114 ust. 1 opłata skarbowa wynosi 440 zł, a standardowa opłata za wydanie karty pobytu 100 zł. Ewentualne ulgi i zwolnienia trzeba sprawdzić dla konkretnej osoby.
Przykład
Firma chce zatrudnić specjalistę na pół etatu za 4200 zł miesięcznie. Taka kwota może być prawidłowa z perspektywy zwykłego przeliczenia minimalnej płacy pracownika na część etatu, ale nie spełnia samodzielnie warunku art. 114 ust. 1 pkt 5 dla zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w 2026 r., ponieważ miesięczna płaca wskazana w załączniku nie może być niższa niż 4806 zł. Przed podpisaniem załącznika firma powinna skorygować model wynagrodzenia albo sprawdzić inną właściwą podstawę pobytową.
Pytania pracodawców
Czy pracodawca może złożyć wniosek za cudzoziemca?
Nie w roli strony. Stroną postępowania jest cudzoziemiec. Firma wypełnia i podpisuje własny załącznik oraz odpowiada za zgodność podanych danych.
Czy pełnomocnik może podpisać w MOS wniosek cudzoziemca?
Wniosek podpisuje cudzoziemiec albo osoba ustawowo wskazana dla małoletniego lub osoby pozostającej pod opieką. Pełnomocnik może wspierać postępowanie, ale nie zastępuje podpisu wnioskodawcy przewidzianego przez system i ustawę.
Czy decyzja na trzy lata jest gwarantowana?
Nie. Trzy lata to ustawowy górny limit zwykłego zezwolenia na pobyt czasowy, a okres zależy od okoliczności i wyniku sprawy.
Czy firma może zmienić warunki po złożeniu wniosku?
Może uzgodnić zmianę, lecz trzeba ocenić jej wpływ na treść załącznika, postępowanie i późniejszą decyzję. Nie należy pozostawiać w aktach organu danych, które przestały odpowiadać rzeczywistej pracy.
Jeżeli potrzebujesz uporządkować role firmy, dane do załącznika i dokumenty zatrudnienia, sprawdź zakres usług ICG i opisz sytuację w kontakcie.
← Wszystkie formalności